Project | Project preparation Prozess

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On-bording Process

Purchasing Process

Project realization

BPO realization

Involved 

Project manager

Employee (according to the required qualification)

ARTS Group (Experts, Legal) ASP at the customer's specialist for occupational safety,if necessary temporary workers





material

Project organization
              plan Form protocol
              Form risk assessment

Input

Accepted proposal from the customer 

               

output

Preparation for operational work

Project plan (milestones, project reviews, ...)

Project settlement 

 OTD (on time delivery) 

              OTQ (On time quality)        

Key figures

see project process

Zweck

Der Project preparation Prozess stellt den standardgemäßen Ablauf für die Vorbereitung von Projekten dar. Er beginnt mit der Annahme eines Angebotes durch den Kunden. Das Ende dieses Prozesses ist gekennzeichnet durch die abgeschlossene Vorbereitung des Projektes.

Ziel ist die organisatorische und personelle Bereitschaft herzustellen, um die Arbeit beim Kunden aufzunehmen, sowie die Finalisierung der projektbezogenen Absprachen mit dem Kunden.

1. Clarify organizational conditions

  • Zuständigkeit: Project Manager

  • Aus dem Angebot hervorgehende organisatorische Rahmenbedingungen werden festgehalten. Es werden Meilensteine für das kontinuierliche Projektcontrolling definiert. Weiterhin wird eine Kommunikationsstruktur in alle Ebenen des Kunden aufgebaut.

  • In diesem Schritt erfolgt auch die Absprache bezüglich des Zugangs zu den Arbeitsplätzen und den IT-Systemen des Kunden.

  • Ergebnis des Arbeitsschrittes ist ein Projektorganisationsplan.

  • In Zusammenarbeit mit dem Kunden wird besprochen, welche ergänzenden Kennzahlen zu den standardisierten Kennzahlen (u.a. monatliche Befragung, Einhaltung von Meilensteinen, Beanstandungen bei Freigaben) erfasst werden können. Hierunter können insbesondere Kennzahlsystem über die Verbesserung der Prozessabläufe, Shopfloor Zufriedenheitsbefragunen über Smiley-System, Erfassung der Termineinhaltung für gestellte Aufgaben oder Befragung von direkten Projektansprechpartnern außerhalb des Managements fallen.

  • Ebenfalls wird die Anwendbarkeit der vorhanden Kennzahlen geprüft. Falls diese nicht gegeben ist, ist ein Alternativvorschlag zu erarbeiten und dieser mit dem QMB und dem Kunden abzustimmen. 

2. Conduct risk assessment

  • Zuständigkeit: Project Manager in Zusammenarbeit mit Fachkraft für Arbeitssicherheit

  • Es wird eine Gefährdungsbeurteilung der Arbeitsplätze durchgeführt. Hierfür ist das entsprechende Formblatt mit den festgelegten Kriterien zu nutzen.

3. Assemble project staff

  • Zuständigkeit: Project Manager

  • Ausgehend von den Anforderungen des Kunden und den Aufgaben im Projekt stellt der Projektmanager ein passendes Team von Mitarbeitern zusammen. Weitere Kriterien für die Auswahl sind:

    • Zeitliche Verfügbarkeit

    • Verfügbarkeit am Projektstandort

  • Ggf. erfolgt die Akquise neuer Mitarbeiter über den Einkauf von Personal von der ARTS Experts.

  • Für die Dauer des Projektes erfolgt eine Eingliederung der Mitarbeiter bei der ARTS Solutions Gmb

4. Check staff qualification

  • Zuständigkeit: Project Manager

  • Die Qualifikationen der Mitarbeiter werden mit den Anforderungen des Kunden abgeglichen. Insbesondere wird auf die Aktualität von Zertifikaten etc. geachtet.

  • Auf der Basis dieser Betrachtung erfolgt eine Ergänzung des Schulungsplanes der ARTS.

5. Clarify legal conditions

  • Zuständigkeit: ARTS Legal

  • In Absprache mit dem Kunden wird ein Vertrag ausgearbeitet. Grundlage für den Vertrag ist das angenommene Angebot.

  • Der Werkvertrag wird projektspezifisch erstellt und ggf. vom Kunden vorgegeben.

6. Conduct on-boarding

  • Zuständigkeit: Project Manager

  • Für die ausgewählten und ausreichend qualifizierten Mitarbeiter wird ein projektspezifisches On-boarding durchgeführt. Der Ablauf wird im On-boarding Prozess genauer beschrieben.

7. Conduct kick-off meeting

  • Zuständigkeit: Project Manager

  • In einem ersten Treffen mit dem Kunden werden die geplanten Meilensteine, Abläufe im Projekte, Termine, Zuständigkeiten etc. abgesprochen. Zentrale Inhalte des Termins werden schriftlich erfasst.

8. Hand over proofs of qualification to customer

  • Zuständigkeit: Project Manager

  • Im Rahmen des Kick-Off Treffens werden die relevanten Unterlagen der beteiligten Mitarbeiter n den Kunden übergeben.

 

version Creation: 03.03.2018 Examination: 09.05.2022 Approval: 12.05.2022
1.3 Christian Gabriel, external Kavin SOMASUNDARAM, QMB Gerald Unger, CEO