Allgemeine Informationen zur Kalendernutzung

• solange wir im odoo die Räume für die Terminbuchungen noch nicht einbinden können, bleibt die Terminplanung im Outlook
• insbesondere bei Terminen mit externen Kollegen oder anderen externen Partnern empfiehlt sich die Outlook-Nutzung
• im Fall von Vorstellungs- und / oder Mitarbeitergespächen kann auch die "Zentrale" eingeladen werden, dann weiß Manu gleich Bescheid, kann die Kollegen in Empfang nehmen und im richtigen Raum platzieren

Terminplanung und Besprechungsplanung

Der Outlook-Kalender unterscheidet Termine und Besprechungen.

Arbeiten mit Terminen

Bei einem Termin handelt es sich um einen Zeitblock, den man in seinem Kalender für eine bestimmte Aktivität kennzeichnet, zum Beispiel eine Verabredung zum Mittagessen oder für die Arbeit an einem bestimmten Projekt. Ein Termin kann ein einmaliges Ereignis sein oder regelmäßig wiederkehren. Denkbar wäre ein wöchentlicher Termin für die Erstellung eines Berichts. Der Termin kann den Kontakt mit anderen Personen beinhalten, wird jedoch nur in Deinem Kalender angezeigt. Wenn man einen gemeinsamen Termin mit anderen Kollegen bei ARTS festlegen möchten, der dann auch in den Kalendern der anderen Benutzer angezeigt wird, kann man eine Besprechungsanfrage senden.

Arbeiten mit Besprechungen

Bei einer Besprechung handelt es sich um einen Termin, den man mit anderen Personen gemeinsam hat. Bei einer Besprechungsanfrage legt man eine Uhrzeit sowie einen Betreff fest und fügt eine Liste der einzuladenden Teilnehmer hinzu (sAblauf s.u.).  Die Empfänger einer Besprechungsanfrage können ihre Einladung annehmen, mit Vorbehalt annehmen oder ablehnen. Ebenso wie Termine können Besprechungsanfragen für eine einzelne Besprechung erstellt oder als Besprechungsserien terminiert werden.

Erstellen eines Besprechungstermines mit Raumbuchung

 

1.     Eine Besprechung erstellen über das Menü „Neue Elemente“

2.      „Besprechung“ anklicken

 

 

 

3.     Wenn du in diesem neuen Fenster „Terminplanungs-Assistent“ (obere Menüzeile) auswählst, kommst du in eine andere Ansicht.

 

 

Dort siehst du deinen Kalender jetzt pro Tag und wo du durch andere Termine schon geblockt bist (farbiger Balken). Das empfohlene Vorgehen, um weitere Teilnehmer hinzuzufügen, ist über die Schaltfläche 4. „Teilnehmer hinzufügen"

5.  Im Adressfenster kannst du im Suchfeld durch Eingabe des Names den Kollegen filtern.

6.  Du Markierst den Kollegen und klickst unten eine der Optionen, das heißt soll er auf jeden Fall teilnehmen (Erforderlich) oder kann er optional am Termin teilnehmen. Anschließend kann das Fenster geschlossen werden.

Um jetzt einen Raum zu buchen, klickst du einfach unter das Feld Teilnehmer hinzufügen auf die Schaltfläche "Räume hinzufügen". Es zeigt dir alle buchbaren Räume an.

Wird eine Skypeverbindung benötigt, empfiehlt sich unser Besprechungraum Toulouse I. Also Raum markieren und unten auf „Ressource“ klicken, um ihn in den Outlooktermin zu übernehmen.

(Falls du die Räume nicht siehst oder nicht auswählen kannst, ist das ein Synchronisationsproblem, eventuell hast du noch keine Freigaben für die Kalender. Der erste Schritt wäre Manu um die Freigaben für die Kontaktlisten zu bitten, da dort auch die Ressourcen angelegt sind. Sollte das auch nicht funktionieren, bitte ein Ticket mit Problembeschreibung an support@manatec.com)

7. / 8.    Jetzt hast du den gewünschten Teilnehmerkreis ausgewählt und den Raum ausgesucht. Aber du weißt noch nicht, ob die Personen überhaupt Zeit haben.

Zurück ind er Terminansicht siehst du nun die Verfügbarkeiten der Personen. Verfügbar bedeutet, dass kein farbiger Balken in der Zeile zu dem bestimmten Zeitpunkt bei Person oder Raum angezeigt wird.

Je nachdem, wo du im Kalender hinklickst, verändert sich unten im Fenster die Terminangabe mit Datum und Uhrzeit.

Über das Feld "Termin" in der Menüleiste gelangt man zum Ausgangspunkt und der aussagekräftige Betreff kann ergänzt werden sowie in der Beschreibung eine Agenda oder thematische Einleitung folgen.

Termineinladung zur Skypebesprechung

Bei einem Termin, der eine Skypeverbindung voraussetzt, ist es möglich direkt eine Skypebesprechungsanfrage zu verschicken. Das hat den Vorteil, dass der neue Kontakt nicht erst einer Kontaktanfrage über das Netzwerk zustimmen muss. Dafür ist eine Skype 4 Business Lizenz notwendig. 

Über das Outlook 365 wird ein neues Kalenderereignis erstellt:

Wie oben beschrieben kann jetzt ein Termin (+Teilnehmer & Raum) angelegt werden. Es ist auch wieder möglich zu schauen, ob die Ressouren und Teilnehmer verfügbar sind. Externe Teilnehmer (Bewerber, Kunden, ...) werden über deren Mailadresse unter "Personen"  hinzugefügt und erhalten diese Mail natürlich auch, also den Text entsprechend gestalten und die Einladung nicht leer versenden.

Nun aus der Menüleiste "Skype-Besprechung hinzufügen" auswählen. Diese Option ist auch wieder auschaltbar.

Wenn der Termin jetzt verschickt wird, enthält die Einladungsmail einen Link (ganz unten), der zur Anleitung führt, welche die Teilnahme an der Skypebesprechung beschreibt.

Was ist außerdem zu beachten?

Serientermine

Vor allem bei Serienterminen ist zu beachten, dass der gewählte Besprechungsraum an allen vorgesehenen Terminen frei ist, wenn nur ein Termin nicht passt, wird der Raum für keinen der Termine geblockt.

Abwesenheitszeiten

Sinnvoll ist es, im VORFELD bekannte Abwesenheitszeiten (Urlaub, Schulungen, Dienstreisen ...) für die Planung von Besprechungen (Terminplanungsassistent) auch im eigenen Outlook-Kalender mitzupflegen - solange dieser noch nicht durch odoo ersetzt werden kann. Denn es hat n eigenem Interesse jeder selbst darauf zu achten, dass die Abwesenheitszeiten auch im Outlook ersichtlich sind.