Verfahrensanweisung Meeting

Die Verfahrensanweisung beschreibt das Vorgehen zur Durchführung von Meetings. Besondere Betrachtung finden hierbei Meetings in den Qualitätsrelevante Inhalte für Projekte oder über interne Aufgaben besprochen werden. 

Meetings umfassen alle geplante und gesteuerten Termine, in welchen Informationen und Aufgaben besprochen werden, die für das QM-System oder das Unternehmen von hoher Relevanz sind. 

Im Rahmen der Vorbereitung eines Meetings ist ein Task im odoo Projekt „Meeting Minutes - Open Task“ zu erstellen. Benennung des Task erfolgt mit einer aussagekräftigen Beschreibung des Termins, sowie dem Datum. In diesem Task werden alle Teilnehmer des Meetings markiert und in die Beschreibung wird die Agenda des Termins eingefügt. Ebenfalls wird eine Einladung zum Termin per Mail verschickt. Meeting-Leiter ist der Planer des Meetings.

Während des Meetings werden wichtige Entscheidung im Meeting Task protokolliert. 

Es erfolgt eine Besprechung aller offenen Aufgaben im Zusammenhang mit dem Termin. Falls Aufgaben hinzugekommen sind, welche noch nicht in odoo dokumentiert sind, werden diese als Task unter „Open“ angelegt. Hierbei erfolgte die Zuordnung eine Deadline und die Zuordnung einer Verantwortlichkeit. Falls Tasks abgeschlossen sind werden sie in „Done“ verschoben. 

Falls während des Termins kein Internetzugang möglich ist, wird die „Meeting Minutes“ Protokollvorlage genutzt.

Im Nachgang des Meetings werden die Informationen, Entscheidungen und Aufgaben an alle relevanten Parteien kommuniziert. Dies erfolgt bei Mitarbeitern der ARTS über eine Markierung in odoo. Bei externen Parteien erfolgt falls nötig eine Kommunikation in Protokollform auf Grundlage der Meeting Minutes“-Protokollvorlage als PDF per Mail innerhalb von 24 Stunden, falls keine anderen absprachen getroffen wurden. 

Der Fortschritt in den jeweiligen Aufgaben ist vom Meeting-Leiter zu überwachen und ggf. in einem Folgemeeting zu thematisieren.  

- Meeting Minutes Master

- Meeting Minutes Customer Master

- Odoo Project – “Meeting Minutes - Open Task”