Um eine Reisekostenabrechnung zu erstellen, wähle das Modul Aufwand aus.

Achtung: Hierüber werden nur Kosten abgerechnet, die du übernommen hast, d.h. die nicht direkt von ARTS getragen wurden. Rechnungen für z.B. Hotel-Übernachtungen, die über ein ARTS Zahlungsmittel beglichen wurden, müssen weiterhin als Einkauf / PO angelegt werden. Denkt hier neben dem Anlegen der PO bitte immer daran die Rechnungen, die ihr bekommt, an die Buchhaltung auch weiterzuleiten!

Reisekostenabrechnung erstellen / Grundangaben

Gehe auf Anlegen

Trage eine Bezeichnung für deine Reise ein, z.B. Messebesuch xy.

Wähle „Ist eine Reisekostenabrechnung“ und trage Reisestart und Reiseende inklusive Uhrzeit ein.

Wähle bei Reiseziel ein Land aus (Verpflegungsmehraufwände variieren je nach Land).

Trage dein Reiseziel ein. (Reiseziel Kontakt kann genutzt werden, falls das Ziel im Odoo als Kontakt hinterlegt ist). Wenn das Reiseziel Paris war, bitte Land Frankreich auswählen und Checkbox Paris? anhaken.

Wähle welches Verkehrsmittel / Fahrzeug du für deine Reise genutzt hast.

Deine bisherigen Eingaben haben unten automatisch Spesenprodukte hinzugefügt. Beispielsweise ab einer bestimmten Reisedauer Verpflegungsmehraufwände oder bestimmte Einträge für bestimmte Fahrzeuge.

Verpflegungsmehraufwände bearbeiten

Verpflegungskosten werden pauschal erstattet entsprechend den aktuell gültigen Vorgaben des Bundesfinanzministeriums. Eine Abrechnung nach Beleg erfolgt nicht (siehe auch ARTS Dienstreise-Vereinbarung).

Die Odoo-Reisekostenabrechnung geht davon aus, dass der Mitarbeiter die Verpflegungskosten nicht selbst bezahlt hat und kürzt automatisch den Verpflegungsmehraufwand auf 0€.

Hast du keine Inklusiv-Leistungen (Verpflegung im Hotel, auf Schulungen oder wegen Einladungen zu Geschäftsessen) in Anspruch genommen, dann musst du diese aktiv abwählen im Odoo. Klicke dazu im Spesenbericht auf „Bearbeiten“ und klicke in der Zeile Verpflegungsmehraufwand auf die Spalte „AG hat bezahlt“. Lösche hier entsprechend und dir werden automatisch die richtigen Beträge gutgeschrieben.

Andere Ausgaben bearbeiten

Grundsätzlich wird die Reise mit dem preisgünstigsten Verkehrsmittel durchgeführt. Die Entscheidung welches Transportmittel für die Anreise und Abreise genutzt wird, wird anhand objektiver Kriterien getroffen, ggf. per Vergleich mit Google Maps getroffen (siehe auch ARTS Dienstreise-Vereinbarung).

Je nachdem welches Verkehrsmittel genutzt wurde, werden automatisch zusätzlich Optionen unten bei den Spesenprodukten hinzugefügt:

• PKW:
  • Privater PKW: Fahrtkosten Kilometerpauschale à entsprechende Strecke lt. Google Maps angeben, 30ct./km
  • Mietwagen: Fahrtkosten Tankkosten à nur privat bezahlte Tankrechnungen angeben. Belege bitte anhängen.
  • Dienstwagen: Fahrtkosten Tankkosten à nur privat bezahlte Tankrechnungen angeben. Belege bitte anhängen.
• Bahn- / Bus sowie Flug à nur wenn nicht von ARTS bezahlt, Belege bitte anhängen
• Für andere angefallenen Ausgaben füge einen Eintrag mit der Spesenart „Andere“ und dem Produkt „Aufwand“ hinzu, benenne in der Spesenbeschreibung die Art der Ausgabe und trage die angefallenen Kosten ein. à Belege bitte anhängen

Belege anhängen

Spesenbericht speichern und einzelnen Beleg über Büroklammer in der entsprechenden Zeile hochladen.

Bitte nicht als Anhang oben!

Bitte immer entweder eine Mail anhängen oder eine PDF!

Belege, die ihr in Papierform erhalten habt, bitte an die FiBu weitergeben und hier als Scan hochladen!

Wenn ihr Belege via Mail bekommen habt, bitte die Mail speichern und anhängen. Nicht nur den Anhang!

Entscheidend ist, dass sämtliche Buchungen und Reservierungen auf Rechnung jenes Unternehmens der ARTS-Gruppe erfolgen, in dessen Auftrag die Reise erfolgt. Eine Ausnahme gilt für Sixt-Mietwagen (siehe ARTS Dienstreise-Vereinbarung). Das gilt auch für Rechnungen, die ihr zunächst privat übernommen habt. Checkt daher bitte immer bei Erhalt der Rechnung den Rechnungsadressaten.

Reisekostenabrechnung genehmigen lassen

Dein Vorgesetzter bekommt eine Aktivität gesetzt, deinen Bericht zu genehmigen. Du wirst benachrichtigt, wenn der Bericht genehmigt wurde.

Grundsätzlich erfolgt die Abrechnung der Dienstreise-Kosten bargeldlos mit der nächsten Gehaltsabrechnung. Ein Vorschuss vor Antritt der Dienstreise wird in begründeten Ausnahmefällen durch die Buchhaltungs-Abteilung gewährt (siehe ARTS Dienstreise-Vereinbarung).

English

To create a travel expense report, select the Expenses module.

Attention: The Expense modul only covers travel costs paid by the employee himself. Costs that have been covered by ARTS must still be processed in the purchasing module. Besides creating the PO, always remember to forward the invoices you receive to the accounting department!

Create Travel Expense Report / Basic Information

Click Create

Enter a name for your trip, e.g. trade fair visit xy.

Select "Is a Travel Expense" and enter the start and end times of your trip exactly.

Select a travel target country for your trip (additional catering costs vary depending on the country).

Enter your travel target. (Travel Target Partner can be used if the target is a contact in Odoo). If the destination was Paris, please select country France and check Paris? box.

Choose which vehicle you used for your trip.

Your previous entries have automatically added expense products below. For example, from a certain travel duration on, additional expenses for meals or certain entries for certain vehicles have been added.

Edit Additional Meal Expenes

Catering costs are reimbursed at a flat rate in accordance with the currently valid specifications of the Federal Ministry of Finance. A settlement by receipt is not made (see also ARTS Business Trip Agreement).

The Odoo travel expense report assumes that the employee has not paid the catering costs himself and automatically reduces the additional catering expense to 0€.

If you have not made use of any inclusive services (meals at the hotel, training courses or invitations to business lunches), you must actively deselect them in the Odoo. To do this, click on "Edit" in the expense report and click on the column "Employer paid" in the line additional catering expenses. Delete here accordingly and you will automatically be credited with the correct amounts.

Edit Other Expenes

In principle the journey is carried out with the cheapest means of transport. The decision as to which means of transport will be used for arrival and departure is made on the basis of objective criteria, if necessary by comparison with Google Maps made (see also ARTS Business Trip Agreement).

Depending on which means of transport was used, additional expenses are automatically added at the bottom of the expense report:

• Car:
  • Private car: mileage allowance à specify the corresponding route according to Google Maps, 30ct./km
  • Rental car: Fuel costs à only privately paid fuel bills. Please attach receipts.
  • Company car: Fuel à costs only privately paid fuel bills. Please attach receipts.
• Train / bus and flight à only if not paid by ARTS, please attach receipts.
• For other expenses incurred, add an entry with the expense type "Other" and the product "Expenses", specify the type of expense in the expense description, and enter the costs incurred. Please attach receipts

Add Receipts

Save expense report and upload single receipt via paper clip in the corresponding row.

Please do not upload as attachment above!

Please always attach either a mail or a PDF file!

If you have received paper documents, please forward them to the Finance department and upload them here as a scan!

If you have received documents via mail, please save the mail and attach it. Not only the attachment!

It is crucial that all bookings and reservations are made for the account of the ARTS Group company on whose behalf the trip is made. An exception applies to Sixt rental cars (see ARTS Business Trip Agreement). This also applies to invoices that you have initially accepted privately. Therefore, please always check the invoice addressee upon receipt of the invoice.

Approval of travel expense report

Your manager gets an activity set to approve your report. You will be notified when the report is approved.

Basically, business trip costs are settled cashless with the next payroll run. In justified exceptional cases, an advance payment before the start of the business trip is granted by the finance department (see ARTS Business Trip Agreement).