Willkommen in der ARTS Welt - Welcome to the ARTS World

Wir möchten den ersten Arbeitstag eines jeden neuen Mitarbeiters in der ARTS Form gestalten. Dazu soll dieser Artikel den Rahmen umreißen und auf dem Weg zum ARTS'ler unterstützen. Zunächst wird auf den Prozess in Dresden zurückgegriffen, der anschließend auch in den Niederlassungen gelebt werden soll. Hilfestellung über das jeweils aktuelle Sheet (http://ARTSExperts_Onboarding intern_2023_V1.0 ) in der Vorlagengalerie.

We would like to design the first working day of each new employee in the ARTS form. This article will outline the framework and support you on your way to becoming an ARTS'ler. First of all, the process in Dresden will be used, which will then also be lived in the branch offices.

Vor dem ersten Arbeitstag - Before the first working day

Für den neuen Kollegen oder die neue Kollegin sollte sich in der Abteilung ein Pate finden, der in der ersten Zeit begleitend zur Seite steht. Dieser sollte bestmöglich neben dem Onboarding auch die gesamte Einarbeitung übernehmen. In Zusammenarbeit mit manaTec und unserem Corporate HR (kurz: C-HR) müssen einige Dinge vorbereitend erfasst und zum Teil geordert werden. Im besten Fall 4 Wochen vor Arbeitsgeginn, aber spätestens 2 Wochen vor dem ersten Arbeitstag sollten folgende Dinge bei manaTec in \Form eines Tickets an support@manatec.de, in Auftrag gegeben sein. Erforderlich ist dafür außerdem das Formblatt FB-Q-108-2-IT-Ergaenzung-Onboarding dieses ist im QM Laufwerk zu finden.

For the new colleague, there should be a mentor in the department who will accompany the new colleague during the initial period. In addition to onboarding, the mentor should also take over the entire induction process. In cooperation with manaTec and our Corporate HR (short: C-HR), a few things have to be prepared and partly ordered. In the best case 4 weeks before the start of work, but at the latest 2 weeks before the first working day, the following things should be ordered from manaTec in the form of a ticket at support@manatec.de You will also need the form FB-Q-108-2-IT-Ergaenzung-Onboarding which can be found in the QM drive.

• Bereitstellung eines Arbeitsplatzes mit Laptop und Dockingstation (je nach Aufgabenbereich und Nutzung)
• Abfrage bezüglich Monitor(en), Maus, Tastatur und Telefon (Beachte: Einbindung in Klingelkreise)
• Diensthandy, wenn benötigt (inkl. SIM-Karte, Speicherkarte und bereits angelegtem Google-Konto im Back-Up)
• Mailadresse und Office-Lizenz (Beachte: Einbindung in Verteiler? IMMER: Signatur-Verteiler, VT-Alle, Docu-Ware-Verteiler bzw. VT-Mitarbeiter- Dresden oder VT-München, VT-Hamburg, VT-Bremen)
• in Abstimmung weitere Programme, für die Aufgabenerfüllung
• Odoo-Zugang mind. mit Wikipediazugang und ggf. mit weiteren Modulen (Abstimmung je nach Bedarf) plus Freigabe der 2 Faktoren Authentifikation ACHTUNG: odoo 12 wird von C-HR verwaltet, da manaTec nur unterstützend
• Freigabe der Ordnerstrukturen in Abstimmung mit C-HR, da im Hintergrund ein Rollen- und Rechtekonzept steht, welches über verschiedene IT-Systeme reicht und nicht nur die Server beinhaltet

• Provision of a workstation with laptop and docking station (depending on the area of responsibility and use)

• Query concerning monitor(s), mouse, keyboard and telephone (Note: integration in ring circles)

• Service mobile phone, if required (incl. SIM card, memory card and Google account already created in the back-up)

• Mail address and Office license (Note: Inclusion in distribution list? ALWAYS: Signature distributor, VT-Alle, Docu-Ware distributor or VT employee - Dresden or VT-Munich, VT-Hamburg, VT-Bremen)

• in coordination with other programs, for the fulfillment of tasks

• Odoo access at least with Wikipedia access and if necessary with further modules (vote as required) plus release of the 2 factors authentication ATTENTION: odoo 12 is managed by C-HR, because manaTec is only supportive

• Release of the folder structures in coordination with C-HR, since in the background there is a role and rights concept that extends across different IT systems and does not only contain the servers.

Zusätzlich sind folgende Dinge intern abzustimmen und zu besorgen - In addition, the following things must be coordinated and procured internally:

• Signatur mit exakter Stellenbezeichnung über C-HR  (dafür ist die Festnetznummer und ggf. Handynummer wichtig)
• Bestellung von Visitenkarten über C-HR, wenn benötigt (Vorbereitung: Stellenbezeichnung, Festnetz- und ggf. Handynummer) -> in HH  werden keine Festnetznummern vergeben
  
• Vereinbaren eines Termines für eine G-Untersuchung, wenn notwendig (z.B. G37 - Bildschirmarbeitsplatz) über Back Office -> Manu
• Vereinbaren eines Fototermines (wenn Webauftritt geplant, Abstimmung mit Marketing) über Marketing
• Organisation einer Parkkarte, wenn benötigt über Back Office -> Manu
• Organisation eines Schlüssels für´s Büro -> C-HR
  

Zudem wollen wir im Vorfeld des ersten Arbeitstages auch alle anderen Kollegen mit einer Ankündigung im Diskussionskanal "Allgemein" informieren. Am besten direkt mit einem kurzen Satz zur zukünftigen Position. Die gesamte Vorbereitung sollte mit Unterschrift des Arbeitsvertrages bzw. bei höchstmöglicher Sicherheit der erfolgreichen Einstellung gestartet werden.

Welcome Package Inhalt für den ersten Arbeitstag: (noch in Abstimmung, aber folgende Dinge sind ok bzw. müssen rein)

• Schlüsselband
• ARTS Kuli
• Social Media Guidelines
• Compliance-Richtlinie

Eine strukturierte Einarbeitung soll mit Hilfe eines themenbasierten Einarbeitungsplanes erfolgen. Das Formblatt FB-Q-92-2 (Einarbeitungsplan) dient als Grundlage. Im besten Fall wird damit die Zeit bis zum Ende der Probezeit bzw. bis der gewünschte Wissensstand erreicht ist, durchgeplant.

Der erste Arbeitstag

Damit der erste Tag nicht im Chaos und mit unüberschaubarer Reizüberflutung startet, wird hier eine Auflistung der wichtigsten Dinge abgebildet. In Abstimmung mit C-HR können die ersten Stunden gestaltet werden. Wir möchten jeden neuen Kollegen bzw. jede neue Kollegin in der ARTS Welt willkommen heißen, dazu gehört zunächst:

• eine freundliche Begrüßung und der erste Kontakt zu unserer familiären Kultur des Dutzens
• Bekanntmachung mit allen Kollegen
• Welcome Package überreichen

Darüber hinaus sollten die Räumlichkeiten der 2. und 5. Etage gezeigt werden, d.h.:

• Besprechungsräume Toulouse 1 und 2 + Kreativraum St. Nazaire, Seminarraum Sevilla
• Küchen sowie die Cafeteria in der 5. Etage
• Kopierraum in der 5. Etage

Folgende Themen werden in einem halbtägigen Onboarding durch C-HR übernommen

Erstunterweisung

Qualitätsmanagementsystem

• Die Kollegen werden anhand der QM-Schulung in die Grundlagen des QM-Systems der ARTS Experts GmbH eingeführt und erhalten über odoo Zugang zum QM-Handbuch.
• Beim projektspezifischen Onboarding wird auch das relevante QM-System des Kunden vermittelt und relevante Informationen zur Verfügung gestellt.
• Nachweis über Vermittlung der relevanten Inhalte in ”ARTSExperts_Erstunterweisung-intern_2023_V1.0”
  
  

Mögliche Gefahren im Arbeitsbereich

• Stolperfallen durch Kabel oder Kartons
• Schredder
• Bitte nicht am Papier schneiden

-> mögliche Gefahrenstellen bitte direkt beseitigen

Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz

• jeder selbst zuständig
• in den beiden Etagen kommt zusätzlich einmal in der Woche die Putzfrau, die die Schreibtische, wenn sie freigeräumt sind, abwischt (2. Etage von Donnerstag auf Freitag, 5. Etage von Mittwoch auf Donnerstag)

Verhalten bei Unfällen, Bränden und Schadensfällen

Unfälle und Erste Hilfe

• Verletzte Person ansprechen + notwendige Hilfeleistungen einleiten (Person aus Gefahrenbereich retten, stabile Seitenlage, Beatmung, Druckverband anlegen, etc.)
• Ersthelfer herbeiholen
• Rettungsdienst rufen → W-Fragen: Wo/Was/Wie viele/Welche Verletzungen/Wer meldet den Unfall)
• Helfen nach bestem Wissen und Gewissen
• Helfer sind für mögliche Fehler nicht haftbar → Helfer sind gesetzlich Unfallversichert

→ Eigene Sicherheit geht vor

• Standort Verbandskästen zeigen
• jedes Ereignis, mit oder ohne Gebrauch des Verbandskastens wird im Verbandsbuch eingetragen! (für den Versicherungsfall)
• Anweisung von Gerald: Wer arbeitsunfähig wird (Unfall / Unwohlsein), muss im Taxi auf Firmenkosten nach Hause oder zum Arzt gefahren werden, Begleitperson möglich, wird freigestellt. Kein Selbsttransport! (Versicherung)

Verhalten im medizinischen Notfall (s. Aushang)

• Bewusstlosigkeit mit Atmung --> stabile Seitenlage (Winken, Kuscheln, Rumkriegen)
• Bewusstlosigkeit, keine Atmung --> Notruf 0112 --> AED / Defi holen lassen (rennen!) --> sofort Herzdruckmassage 30 zu 2 im Rhythmus „Staying Alive“ / „Highway to Hell" Standort AED / Defi: gelber Kasten in der 2. Etage, im Fahrstuhl ist der Ort mit

      gekennzeichnet

• Grundsatz bei Schmerzen / Verletzungen: was weh tut wird hoch gelagert

• Telefonnummern intern 911 und Notruf (0)112
• Benennung der Ersthelfer (Klingelkreis Tel. 911)

            Ersthelfer:

            Martin Bergmann +49 1623016134

            Susanne Ackermann +49 1520 142 647 8

            Susann Handke       +49 152 24 07 56 91

       

Brände

• Verbot von offenem Feuer, Räucherwaren
• Kochen in Küchen nur unter ständiger Aufsicht
• Gebrauch der Mikrowelle (kein Metall)
• Verbot Ablage von Gegenständen auf dem Herd
• Reduzieren der Brandlast (Kartons, Papier, Holz)
• Verbot von beschädigten elektrischen Geräten
• Kontrolle der Küchen-Geräte durch Spätdienst vor allem Freitagabend

• Fluchtwege in der 5. und 2. Etage an jeweiligen Plänen zeigen
• Fluchtwege auch im Büro sind frei zu halten
• Standorte Feuerlöscher zeigen
• Telefonnummern intern 999 und Notruf (0)112, Aushänge
• Benennung der Brandschutzhelfer (Tel. 999)

            Markus Fäller (2. OG, Tel. 10)

            Katja Herrmann (2. OG, Tel. 33)

• Verhalten im Brandfall
• Brand melden (Taster, Telefon)
• auf Kollegen achten, wer war im Büro
• gemeinsam über Fluchtwege Gebäude verlassen, kein Fahrstuhl!
• Sammelplatz ist Wiese vor dem Gebäude

Melden von Gefahren an Brandschutzhelfer

• Bei kleinen Bränden ggf. Löschversuche unternehmen
• Brandschutzhelfer herbeiholen
• Notruf absetzen
• Personen warnen und Hilflose mitnehmen
• Türen/Fenster schließen
• Fluchtwege benutzen → keine Aufzüge!
• Zum Sammelpunkt begeben → separate Unterweisung im Kundenunternehmen

→ Eigene Sicherheit geht vor

Verbot von Alkohol und Drogen

• Restalkohol im Blut nicht unterschätzen
• Mitarbeiter unter Alkohol- und/oder Drogeneinfluss gefährden sich und ihre Kollegen!
• Wirkung von Drogen unkalkulierbar (können tagelang nachwirken)
• Unfallvermeidung

Nichteinnahme von sinnesbeeinträchtigenden Arzneimitteln

• Z.B.: Einnahme von Schmerzmitteln etc.
• Fahr-, Steuer- oder Überwachungstätigkeiten dürfen nicht beeinträchtigt werden → ggf. Rat des Haus- oder Betriebsarztes einholen

Verschwiegenheit gegenüber Betriebsfremden

• Kenntnisse betriebsinterner/persönlicher Informationen nicht an Dritte weitergeben→ Verschwiegenheitspflicht auch im Arbeitsvertrag festgehalten sowie in Compliance-Richtlinie

Arbeitszeiten

• Bei ARTS gilt der Grundsatz der Vertrauensarbeitszeit, diese ist auch im Beitrag \Vertrauensarbeitszeit bei ARTS beschrieben.
• Ergänzend dazu noch eine kurze Erläuterung zur Spätschicht. Dazu gelten die Rahmenbedingungen der Büroöffnungszeit. In der Zeit von 08.00 - 18.00 Uhr muss jemand über das zentrale Telefon Anrufe entgegennehmen. Um dies sicherzustellen, gibt es eine wöchentlich wechselnde Spätschicht, die bis 18.00 Uhr Nachrichten bzw. Anfragen aufnimmt und weiterleitet. Die Organisation übernimmt derzeit Nico, unser Azubi. Einladungen zur Spätschicht werden im Odoo verschickt und gelten immer für eine ganze Woche. Für die Einteilung gilt außerdem die Absprache im Team, sodass immer einer von vorne, also der 2. Etage, und immer einer von hinten, aus der 5. Etage, zur Verfügung steht. Ein weiteres mobiles Telefon wurde in der 2. Etage dafür eingerichtet (Tel.Nr. - 412)

Verhalten bei krankheitsbedingtem Ausfall

• Wir haben intern die Regelung, dass bei einem krankheitsbedingten Arbeitsausfall der Teamlead und Manu ggf. darüber informiert werden. Die Vorlage eines Krankenscheins ist im Einzelfall durch den Teamlead zu entscheiden, muss aber spätestens ab dem 3. Krankheitstag eingereicht werden. Zudem wird im Beitrag  \Odoo 12 - Abwesenheiten ergänzt, dass jeder selbstständig oder über den Teamlead Krankheitstage im odoo pflegt. Auch dafür ist Odoo jetzt überall erreichbar und für die Nutzung gedacht.
  

Urlaubsplanung und -beantragung

• Einen Urlaubsantrag stellst du, wie beschrieben im Beitrag \Odoo - Abwesenheiten im Urlaubsanträge-Modul
  

Compliance

• Seit 1. Oktober 2016 haben wir eine Compliance-Richtlinie, weil es nicht nur für die weltbekannten Großkonzerne ein unausweichliches Thema ist, sondern auch bei allen anderen Unternehmen zu Schäden von Image und Reputation bei Verstößen kommen kann. Für uns ist die Information über dieses Thema außerdem wichtig, weil wir eine gewisse Verantwortung gegenüber unseren Bewerbern und Kunden haben. Für eine detaillierte Darstellung gern einfach den dazugehörigen Artikel zur \ARTS Compliance-Richtline lesen.

Benefits

• Zu unseren besonderen Annehmlichkeiten, die im Onboarding noch einmal angesprochen werden sollten, gehören die Versorgung mit Kaffee und vielen anderen Getränken oder die Möglichkeit, mit einer Parkkarte direkt neben dem Bürogebäude zu parken.
• Des Weiteren gibt es in laufnähe sowohl die Klüh Kantine, als auch die Tankstelle und ein paar Meter weiter sogar einen REWE oder Rossmann.
• Für Außentermine oder Dienstreisen haben wir Firmenwagen zur Verfügung. Was es dabei zu beachten gibt, könnt ihr im Beitrag \Dienstreise-Vereinbarung nachlesen.

Abteilungspflichten (Küchendienst/Einkaufsdienst/Kaffeedienst)

• Pflichten ist eventuell etwas übertrieben, aber damit unser Büro bzw. die Küchen jeden Tag so strahlen, benötigt es ein wenig Arbeit. In beiden Etagen geht daher ein Aufsteller bzw. ein Schild rum, der den Küchendienst zuteilt. Prinzipiell steht dort alles drauf, was zu machen oder zu beachten ist. In der Einarbeitungsphase kann der neue Kollege oder die neue Kollegin gern noch einmal ausführlich an diese Themen herangeführt werden.
• Ansonsten gelten auch hier die Teamorientierung und Hilfsbereitschaft als unsere Leitwerte, welche viele Arbeitsschritte erleichtern.

Aktivitäten intern

• Im Sinne unserer offenen und familiären Unternehmenskultur haben wir jeden ersten Donnerstag im Monat den heiß begehrten Dönerstag, den unsere Kollegin Nadine Mattis organisiert. Für Ideen zu anderen kulinarischen Thementagen mit der Möglichkeit einer Anlieferung, sind wir immer offen.
• Über den Diskussionskanal #Kantine im Diskussionsmodul kannst du dich der Gruppe anschließen, die sich fast jeden Tag in die Klüh Kantine begibt.
  
• Darüber hinaus versuchen wir, neue Ideen für Aktivitäten zu sammeln und dann mit so vielen wie möglich umzusetzen.

Themen aus dem unternehmerischen Umfeld

Darüber hinaus möchten wir in den Onboarding-Prozess die Vorstellung des Organigramms und der Corporate Strategy integrieren.

Beides dient dem Kennenlernen von ARTS als Unternehmen, der Aufstellung und Zielrichtung, die wir uns vorgenommen haben.

Gespräch am Ende des ersten Tages

Nach dem ersten Tag, sollte die Zeit für ein kurzes Feedbackgespräch eingeplant werden, um die ersten Eindrücke abzuholen, das weitere Vorgehen zu planen und Wünsche sowie Vorstellungen einzuholen. Die Besprechung des Einarbeitungsplanes sollte möglichst auch am ersten Tag geschehen. Zum einen, um die Stelle in Verbindung mit der Stellenbeschreibung noch einmal durchzugehen und zum anderen, damit eine mögliche Richtung abgestimmt werden kann. Das Formblatt hierzu findet sich im QM-Ordner unter den QM-Formblättern.

Im Verlauf der ersten Woche

Die Einhaltung des angedachten Einarbeitungsplanes sollte geprüft und dieser ggf. angepasst werden. Eine Absprache zu den Themen sollte mit dem/der neuen Kollegen/in erfolgen. In die Einarbeitung gehört auch die Erläuterung zu unserem Wiki. Jeder Pate sollte sich die Zeit nehmen, die wichtigsten Artikel für den neuen Kollege oder die neue Kollegin rauszusuchen. In jedem Fall wichtig sind die Artikel zur \Dateibezeichnung . Je nach Einsatzbereich können hier andere Artikel hinzukommen.

Allgemein dient das Onboarding zum Kennenlernen von ARTS und zur Bindung an uns. Dafür ist ein regelmäßiges Feedback notwendig, damit wir sowohl die Erwartungen abholen, aber auch eine Abstimmung erfolgen kann. Hilfsbereitschaft und Teamgeist stehen dabei an oberster Stelle und sollten jederzeit vorgelebt werden.

Ende der Probezeit

Am Ende der Probezeit sollte ein Feedbackgespräch stattfinden, welches die ersten Monate reflektiert und einen möglichen Ausblick bietet. Die Eindrücke, Erwartungen bzw. Vorstellungen beider Seiten sollten  gesammelt und eine Zielvereinbarung für die nächsen Monate erarbeitet werden. Dieses Gespräch hilft insbesondere dabei, Probleme frühzeitig zu erkennen und die Zufriedenheit sicherzustellen. Ehrliches Feedback beider Seiten ermöglicht eine offene sowie vertrauensvolle Zusammenarbeit innerhalb des Teams, aber auch über die Teamgrenzen hinaus. Die offene, familliäre Kultur bei ARTS möchten wir leben und weitergeben, nicht nur im Rahmen solcher Gespräche, sondern in allen Arbeitssituationen.

Aktualisiert von Maria Winter am 13.04.2023