Nachfolgend wird beschrieben, was wir uns bei ARTS in Vorbereitung eines Termines und bei der Durchführung wünschen. Eine kurze Zusammenfassung in Form von 7 Punkten hängt in den jeweiligen Besprechungsräumen aus.

Wir verstehen Termine, wenn nicht anders gekennzeichnet (z.B. „Workshop“), als Möglichkeit zur Abstimmung und Koordination. Wenn sich jeder Teilnehmer im Vorfeld inhaltlich vorbereitet, können Arbeitstermine (gemeinsame aktive Ausarbeitung der Themen während der eingeplanten Zeit) vermieden werden.

Daneben nehmen wir uns vorbereitend für Termine folgende Dinge vor:

• …Hinzufügen einer Agenda mit Gliederungspunkten sowie Zielen des Meetings zur Termineinladung
• …die Überprüfung der Technik im gebuchten Raum durch den Organisator
• …den Teilnehmerkreis auf die betreffenden Personen einzuschränken, um Meetingtourismus zu vermeiden
• …im Kalender Termine auszusuchen, die allen Teilnehmern eine Pausenzeit von mind. 15min gewähren, damit keine Überschneidungen stattfinden
• …Ad Hoc-Termine nicht zur Regel werden zu lassen, damit im Vorfeld genügend Vorbereitungszeit bleibt
• …Absagen durch einen Teilnehmer oder den Organisator nur zu akzeptieren, wenn direkt eine Einigung auf einen Ersatztermin stattfindet
• …generell Absagen nur zu akzeptieren, wenn diese auf einen Ersatztermin verschoben werden

Für einen gelingenden Termin außerdem wichtig:

• …ein pünktlicher Beginn, unabhängig davon, ob alle Eingeladenen anwesend sind
• …die Abstimmung zum Bedarf eines Protokolls und ggf. wer dieses führt und im Nachgang an die Teilnehmer versendet
• …das Protokoll für das Nachhalten der Ergebnisse und das Aufstellen einer – Wer macht Was bis Wann – Liste zu nutzen
• …die Moderatorenrolle des Organisators, der durch den Termin führt, die Agenda sowie die Priorisierung im Blick behält und Themen abschließt
• …darauf zu achten die Termindauer einzuhalten, um Folgetermine nicht zu gefährden
• …bei absehbarer Überschreitung einen Folgetermin abzustimmen und nicht zu überziehen
• …Respekt ggü. den Kollegen zeigen, d. h. Handys lautlos stellen, Parallelarbeiten vermeiden, nur eine Person sprechen lassen und aktiv zuhören
• …Diskussionen in angemessener Lautstärke zu führen, Monologe zu vermeiden, allgemeine Feedbackregeln einhalten und Kritik nur in Verbindung mit Verbesserungs- bzw. Lösungsvorschlägen anzubringen.