Die Rechnungsvorschau an die RUAG muss immer zum 10. des Folgemonats an STEP 2.0 gemailt werden. Die Zeitnachweise werden vom Kunden an Andrea Piontek und daraufhin an die Buchhaltung weitergeleitet.
In der E-Mail mit den Zeitnachweisen wird auf einen Prozentsatz für die Prämie hingewiesen. 100 % entsprechen 1,50 € pro Stunde. Der Vormonat betrifft nicht den kalendarischen Vormonat sondern den Vormonat der Zeitnachweise. am 05.07.2018 wurden beispielsweise die Zeitnachweise für Juni erstellt und die Prämie bezieht sich demnach auf Mai. Trotz unterschiedlicher Leistungsmonate soll eine gesammelte Rechnungsvorschau erstellt werden.
Die Zeitnachweise müssen im Ordner \\aero\Sales\Kunden\RUAG Deutschland\Rechnungen+Zeitnachweise\Zeitnachweise abgelegt werden. Das PDF benötigen wir zu einem späteren Zeitpunkt erneut, um diese an die Rechnungsvorschau anzuheften.
Außerdem müssen die Zeitnachweise doppelt ausgedruckt werden. 1 x für für die Berechnung der Löhne an die Mitarbeiter und 1 x für die Berechnung der Rechnungsvorschau, welche wir erstellen wollen.
Anhand dem Wert in Spalte ANW (grün markiert) berechnet man die Arbeitszeit. 163:58 = 163,97 Std. (58 Minuten / 60 Minuten = 0,97 Std.)
Des Weiteren muss unter die Mehrarbeit geprüft werden, welche laut Arbeitnehmerüberlassungsvertrag ab der 174,01. Stunde gezahlt wird.
Für die Berechnung der Nachtarbeit müssen die gekappten Stunden (gelb markiert) beachtet werden. Im Beispiel wurden 49 Minuten gekappt. Nach der tatsächlichen Arbeitszeit kann man erahnen, dass die Arbeitszeit von 6 Uhr bis 15 Uhr gehen würde. Demnach wurden 46 Minuten vor 6 Uhr und 3 Minuten nach 15 Uhr gekappt. Für die gekappte Zeit wird kein Nachtzuschlag (20 Uhr bis 6 Uhr) angesetzt. Für die Berechnung der Nachtzuschläge müssen außerdem die Pausenzeiten abgezogen werden:
In unserem Beispiel fallen für 29,17 Stunden Nachtzuschlag anfallen.
1 855 Minuten abzüglich 105 Minuten Pause (7 Tage á 15 Minuten von 21 Uhr bis 21:15 Uhr) = 1 750 Minuten / 60 Minuten = 29,17 Std.
In der Spalte ANW sind die Pausenzeiten bereits abgezogen.
Anschließend müssen die ermittelten Werte in die Excelliste eingetragen werden, welche die Basis des Serienbriefes für die Weiterberechnung ist: \\aero\Finance\Rechnungen\Hilfsdatei_Rechungsstellung_ANÜ_2015.xls
Daten ähnlich den Vormonaten eingeben. Da sich im aktuellen Monat unterschiedliche Verrechnungspreise ergeben, müssen die Stunden sowie Zuschläge aufgeteilt werden. Der Mehrarbeitszuschlag konnte nicht auf die unterschiedlichen und anteiligen Monatsbereiche heruntergerechnet werden, da dieser vorerst zu 100 % mit dem geringeren Verrechnungspreis angesetzt wurden.
Außerdem wird in diesem Schritt die Prämie mit dem Prozentsatz angegeben, welcher uns in der E-Mail mitgeteilt wurde.
Es muss unbedingt auf die korrekte Angabe der Kostenstelle geachtet werden, welche auf den Zeitnachweisen zu finden sind.
Als Rechnungsnummer muss vorerst nur "Vorlauf" eingetragen werden, bis diese von STEP 2.0 genehmigt wurde. Die Rechnungsnummer muss aus dem Rechnungsausgangsbuch gesucht werden. Hier sind die dunkelgrünen Nummern entscheidend, da das unsere normalen Nummern für Ausgangsrechnungen sind. Dabei muss darauf geachtet werden, dass keine Filter eingestellt sind.
Nun speichern wir die Excel-Datei und öffnen uns die vorbereitete Rechnung: \\aero\Finance\Rechnungen\Vorlagen Rechnungen\Vorlagen neues Design\RUAG\RUAG_Vorlage_RG_ANÜ_(ohne-Übernachtungskosten_mit-Prämie-Leistungsvormonat)_18_Positionen_Juni2018.docx
Diesen Hinweis unbedingt über den Ja-Button bestätigen, da nur so die Daten aus der Excel-Datei in unsere Serienbriefvorlage geladen wird.
Mit ALT + F9 kann man sich bei Bedarf alle Serienbrief-Befehle anzeigen lassen.
Über Sendungen/Empfängerliste bearbeiten/Filter/Monat anpassen/OK (erster Posten muss unbedingt ausgewählt sein) kann man sich die Positionen im Dokument anzeigen lassen.
Im Word-Dokument muss auf allen Seiten das Wort "Vorschau" manuell eingetragen werden. Die Rechnungsnummer würde es übernehmen, da nur ein Zahlenwert übernommen wird.
Außerdem sollte überprüft werden, ob die Formatierung der Tabs korrekt ist.
Netto-, Umsatzsteuer- sowie Bruttobetrag müssen per Hand nachgetragen werden.
Anschließend Dokument als PDF abspeichern und mit den angehängten Zeitnachweisen an rechnungen@step20.de senden.