Aktives Recruiting und auch Active Sourcing bedeutet sinnbildlich, dass die Bewerber nicht mehr die offene Stelle suchen und finden (z.B. über Stellenausschreibungen online und offline), sondern die Recruiter aktiv auf geeignete Kandidaten (in erster Linie über soziale Netzwerke und Datenbanken) zugehen und diese gezielt ansprechen. Oft ist in den Medien die Rede vom Recruiter 2.0, womit das gezielte Suchen nach potentiellen Kandidaten im Internet gemeint ist.

Das proaktive Recruiting ist als eine Weiterführung dessen zu sehen, indem "Talents" angesprochen werden, obwohl (noch) keine entsprechende Stelle zu besetzen ist. So soll bereits weit im Vorfeld von Vakanzen eine persönliche Beziehung zwischen Unternehmen und interessanten Talenten hergestellt werden.

Dieser Leitfaden soll bei der aktiven und proaktiven Suche und Ansprache von potentiellen Kandidaten helfen. An erster Stelle soll gleich gesagt sein, dass es beim Sourcen im Netz viel Fingerspitzengefühl bedarf.

Der Leitfaden ist in mehrere Phasen unterteilt, in denen verschiedene Aufgaben anstehen. Es sind nur Richtwerte. Ihr müsst für jeden angeschriebenen Kandidaten selbst ein Gefühl entwickeln und individuell entscheiden, wie ihr am besten verfahrt.

Aktives Recruiting

Schritt 1 – Die Vorarbeit:

Für die aktive Ansprache von Bewerbern sind eure gepflegten und vollständigen Profile in allen relevanten Kanälen Voraussetzung. Empfehlenswert sind Profile auf XING, LinkedIn und in einem zweiten Schritt bei Facebook.

Einen Leitfaden zur Pflege der Profile findet ihr ebenfalls im Wiki; z.B. Leitfaden XING-Profil für HR-Manager.

Als Quellen zum Sourcen können der Talentmanager bei XING/das Recruiter-Profil bei LinkedIn, die einfache Suchfunktion in den einzelnen Social Media Kanälen sowie Gruppen und Communitys dienen. Auch zu empfehlenswerten Gruppen findet ihr im Wiki entsprechende Artikel. (Facebook, LinkedIn, Xing)  Dafür ist Voraussetzung, dass ihr in den jeweiligen Gruppen Mitglieder seid.

CV-Datenbanken eignen sich ebenfalls gut zur aktiven und proaktiven Ansprache von Kandidaten. Im Wiki-Artikel Referenzen haben wir euch aufgeschlüsselt, welche Datenbank für welche Zielgruppe empfehlenswert ist. Zudem gibt es Foren, wo sich potentielle Bewerber zu Themen aus den jeweiligen Fachgebieten austauschen.

Schritt 2 - Genaue Planung:

Bevor ihr auf Kandidatensuche geht und losschreibt, solltet ihr euch überlegen, welches Ziel ihr mit der Ansprache verfolgt. Sucht ihr jemanden für eine bestimmte Stelle oder für den Talentpool? Die Beantwortung der Frage hilft im ersten Schritt bei der Wahl des Sourcing-Kanals und bei der Formulierung der Ansprache.

Im Zweifelsfall helfen die Social Media Recruiter und das Marketing gern bei der richtigen Kanalauswahl. Generell eignen sich auch fachspezifische Foren im Internet zur Kontaktaufnahme.

Schritt 3 – Vorbereitung zur Kontaktaufnahme:

Die Suche nach potentiellen Bewerbern kann nun beginnen. Schaut in allen bekannten Portalen und Datenbanken nach geeigneten Kandidaten. Unter Umständen reicht es nicht immer, nach einer Berufsbezeichnung zu suchen, ein wenig Recherche kann hilfreich sein, um an die passenden Kandidaten zu gelangen. Schaut beispielsweise nach ähnlichen Berufsbezeichnungen, dem Studium in Verbindung mit den konkreten Anforderungen in der Stelle und berücksichtigt diese bei der Suche. Ebenfalls kann die Beachtung der Branche bzw. ähnlicher Branchen hilfreich sein. Sucht nach ehemaligen Mitarbeitern unserer Mitbewerber und anderen Luftfahrtunternehmen, nach typischen Aufgabengebieten der Berufsgruppen, nach Standorten, nach Qualifikationen etc.

Bei einem potentiellen Kandidaten solltet ihr noch folgende Schritte bearbeiten, bevor ihr ihm eine Nachricht schreibt:

1. Das Profil/Den Lebenslauf des Kandidaten genauestens prüfen - Wie aktuell ist das Profil? Ist das Profil noch aktiv oder schon länger nicht mehr gepflegt? Hat der Kandidat die Berufserfahrungen/Kenntnisse, die ich suche oder interessant finde?
2. Eine oder zwei entscheidende Qualifikationen oder interessante Punkte des Kandidatenprofils herausgreifen und in der Ansprache anschließend erwähnen/nutzen - allerdings immer unter Beachtung der vorgegebenen Zeichenanzahl in den einzelnen Netzwerken
3. Mögliche Stellenvorschläge und Infomaterial (Link zu Broschüren) bereit halten, falls direkt Anfragen vom Kandidaten kommen - in manchen Fällen kann eine Stelle auch gleich mitgeschickt werden, besser wäre aber auf eine Rückantwort zu warten und dann Stellen vorzuschlagen

Schritt 4 – Die Ansprache:

Mit einem ersten Eindruck vom Bewerber könnt ihr euch nun an die Kontaktaufnahme setzen.

Ein Hinweis zuerst: Seid nicht aufdringlich! Wenn Kandidaten kein Interesse haben oder nicht antworten, dann nichts erzwingen. Das schadet dem Ruf der Firma eher als dass es hilfreich ist. Zudem seid nicht zu aggressiv und tastet euch erst einmal ein wenig an den Kandidaten heran und lockt ihn ein wenig aus seiner Reserve. Wir wollen schließlich etwas von ihm und er nicht von uns. :)

Wichtig ist eine individuelle Ansprache für JEDEN Kontakt, den ihr anschreibt. Genau wie ihr von Bewerbern ein individuelles Anschreiben verlangen, so erwarten die Kandidaten das von uns!

Zwei Tipps anbei:

1. Greift im Anschreiben jene Punkte heraus, die entscheidend für die Kontaktaufnahme waren (siehe Punkt 2, Schritt 1). So fühlt sich der Empfänger wertgeschätzt.
2. Verlinkt nicht unbedingt zu einer Stellenanzeige. Das kann lieblos wirken und verhindert eventuell interessierte Rückfragen des Kandidaten. Versucht den Austausch über ARTS oder die Stelle informell zu halten und einen Dialog aufzubauen. Das entwickelt eine erste Beziehung und bietet uns die Möglichkeit, noch mehr Eindrücke von unserer Unternehmenskultur zu liefern

Anbei haben wir einige Varianten der Ansprache für euch vorbereitet. An diesen könnt ihr euch orientieren und eure Nachrichten dementsprechend IMMER individuell verfassen. Bitte NICHT die Vorlagen einfach kopieren und versenden, immer noch einmal drüber schauen, ob etwas abzuändern ist. Wie gesagt, auch die Kandidaten erwarten ein individuelles Anschreiben.

Textbausteine - aktive Ansprache:

• Aufgrund Ihres Profils würde ich gern mit Ihnen ins Gespräch kommen. Aktuell scheinen Sie auf der Suche nach einer neuen Herausforderung zu sein und ich suche für den ...(Region)... einen ...(Stellentitel).
• Doch kurz zu uns: Ich arbeite für ARTS - einen Ingenieurs- und Fertigungsdienstleister, der seit mehr als 15 Jahren am Start ist und Unternehmen wie Airbus und Lufthansa Technik zu seinen Kunden zählt. Wenn Sie mehr über uns und eine mögliche Zusammenarbeit erfahren möchten, würde ich mich freuen, von Ihnen zu lesen
• Ihr Profil und Ihre bisherigen beruflichen Erfahrungen haben mein Interesse geweckt. Vor allem Ihre Tätigkeit als … würde unser Unternehmen bereichern und uns sowie Ihnen einen Vorsprung verschaffen. Ich suche nach Experten wie Ihnen, die unser Unternehmen mit Fachwissen und Motivation nach vorne bringen. Als namhafter Personal- und Ingenieurdienstleister in der Hochtechnologiebranche wissen wir genau, worauf es ankommt und verhelfen auch Ihrer Karriere zum Aufstieg.

Textbausteine - proaktive Ansprache:

• Ich bin in der Gruppe … auf Sie aufmerksam geworden. Mein Name ist … und ich bin HR-Manager/in bei ARTS, einem Supplier der Luft- und Raumfahrtbranche. Wir sind stetig auf der Suche nach motivierten und erfahrenen Talenten, die mit uns gemeinsam zur Gestaltung der ...(Branche) beitragen wollen.
• Ihrem Profil auf …(Facebook, Xing, LinkedIn) kann ich entnehmen, dass Sie über Erfahrungen im Bereich … (Mechanik, Supply Chain, QM,...) verfügen und die ... (Branche) bereits kennen. Sind Sie aktuell auf der Suche nach einer neuen Herausforderung im Job? Gern würde ich näher mit Ihnen ins Gespräch kommen und Ihre beruflichen Vorstellungen kennenlernen.
• Ihr Profil und Ihre bisherigen beruflichen Erfahrungen haben mein Interesse geweckt. Vor allem Ihre Tätigkeit als … würde unser Unternehmen bereichern und uns sowie Ihnen einen Vorsprung verschaffen.
• Ich arbeite für ARTS, einem erfolgreichen Supplier, der mit zahlreichen Unternehmen der ... (Branche) in Europa zusammenarbeitet. Aktuell suchen wir nach Fachexperten im Bereich …, weshalb mir Ihr Profil besonders ins Auge gefallen ist. Gerne möchte ich Ihnen Ihre beruflichen Möglichkeiten bei ARTS aufzeigen. Wie kann ich Sie am besten erreichen, um Ihnen unsere Angebote näher zu erläutern?

Schritt 5 – Die Nachbereitung:

Keine direkte Antwort auf Kontaktaufnahme

Nach der Kontaktaufnahme solltet ihr nicht sofort eine Antwort erwarten und den Kandidaten auch nicht direkt wieder anschreiben. Zwischen 5 und 10 Werktagen solltet ihr dem Kandidaten für seine Antwort Zeit geben, danach könnt ihr nachfragen, ob er die Mail erhalten hat und ob ihr weitere Informationen an den Kandidaten senden könnt.

Nach aktuellen Auswertungen ist eine Rückmeldequote bei Personalern von 50% schon sehr gut, also verzweifelt nicht, wenn ihr nicht von allen Kandidaten eine Rückmeldung erhaltet. Sollte sich über einen längeren Zeitraum keiner zurückmelden, dann gebt dem Marketing bitte Bescheid. Dann schauen wir, ob wir die Ansprache noch optimieren können.

Auch hier haben wir einige Vorschläge für eine zweite Ansprache:

• Ich hoffe, es geht Ihnen gut und Sie genießen die schöne Jahreszeit. (Floskeln frei wählbar). In der vergangenen Woche hatte ich Ihnen eine Nachricht geschickt, in der ich Sie nach Ihren beruflichen Vorstellungen gefragt hatte. Aktuell habe ich eine sehr interessante Stelle, die ich Ihnen gern vorstellen möchte. Wie kann ich Sie am besten erreichen? Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.
• Vor einigen Tagen habe ich Ihnen eine Nachricht geschickt, in der ich Ihnen unser Unternehmen vorgestellt habe und nach Ihren beruflichen Vorstellungen fragte. Haben Sie die Nachricht erhalten? Noch immer habe ich großes Interesse, Sie persönlich kennenzulernen und mit Ihnen über eine mögliche Zusammenarbeit zu sprechen. Über eine kurze Rückmeldung würde ich mich sehr freuen.
• Zum Wochenstart wollte ich mich gern bei Ihnen noch einmal kurz melden. Ich hatte Ihnen letzte Woche eine Nachricht mit möglichen Karrierechancen bei uns geschickt. Haben Sie Interesse, mehr darüber zu erfahren? Einige Stellen habe ich bereits im Hinterkopf, für die Sie wie geschaffen wären. Wie kann ich Sie am besten erreichen?

Antwort auf Kontaktaufnahme erfolgt zeitnah

Wenn sich die Kandidaten gleich zurückmelden, dann solltet ihr nicht lange warten und gleich zurückschreiben. In der zweiten Mail könnt ihr konkreter werden, einige Infos zu ARTS geben oder bereits schon erste Stellenangebote schicken. Zudem könnt ihr vom Kandidaten die aktuellen Bewerbunsgunterlagen anfordern oder ihn direkt zum Kennenlerngespräch einladen.

Der E-Mailverkehr könnte so aussehen:

• Vielen Dank für Ihre schnelle Rückmeldung. Ich freue mich, dass Sie an unserem Unternehmen Interesse haben. Gerne möchte ich Sie in einem Telefongespräch näher kennenlernen und Ihnen Möglichkeiten einer Zusammenarbeit aufzeigen. Wann würde es Ihnen zeitlich passen? Wenn Sie mir schon vorab Ihren Lebenslauf zur Verfügung stellen, kann ich schon einmal nach passenden Stellen für Sie schauen. Meine Email-Adresse lautet: … Ich freue mich auf ein baldiges Kennenlernen.
• Vielen Dank für Ihre positive Antwort. Sehr gern möchte ich Ihnen weitere Informationen über uns und unsere aktuellen Stellen zukommen lassen. Hätten Sie eine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer für mich, über die Sie erreichbar sind?
• Vielen Dank für Ihre Nachricht. Es freut mich, dass Sie meine Fragen so ausführlich beantwortet haben. Mit diesem ersten Einblick in Ihre Vorstellungen und beruflichen Wünsche konnte ich eine kleine Auswahl an freien Positionen bei ARTS für Sie zusammenstellen. Ich sende Sie Ihnen sehr gern an die von Ihnen genannte E-Mailadresse. Alle weiteren Fragen und Anliegen besprechen wir am besten per Telefon. Würde es Ihnen am Tag, den … gegen … Uhr passen?
• Es ist sehr schade, dass Sie an unseren beruflichen Angeboten aktuell kein Interesse haben. Sollte sich dies ändern, dann kontaktieren Sie mich sehr gern unter …@arts.aero oder unter 0351/795 808 … Mit Ihrer Qualifikation finden wir sicher auch zu einem anderen Zeitpunkt einen interessanten Tätigkeitsbereich. Ich freue mich, zukünftig von Ihnen zu hören und wünsche Ihnen bis dahin alles Gute.

Schritt 6 – Die Dokumentation:

Alle Kandidaten sollten ins Odoo aufgenommen werden und wenn Bedarf besteht durch unsere Newsletter und Stellenangebote auf dem Laufenden gehalten werden, auch wenn sie für eine Stelle nicht geeignet sind.

Zum einen umgeht ihr doppelte Recherchen und Ansprachen von Kandidaten und zum anderen kann eine ausführliche Auswertung zum internen Anspracheverhalten bzw. zu den Kandidatenrückmeldungen erfolgen.

Bei Fragen rund um das Vorgehen beim aktiven Recruiting helfen euch das Talent Acquisition Team und das Marketing sehr gern weiter.

Active Sourcing

Da es bei der aktiven Ansprache darum geht, die passenden Kandidaten für die richtigen Positionen zu finden, gibt es bei der Suche über die Kanäle grundlegend zwei Möglichkeiten - die "Semantische Suche" und die "Boolsche Suche". Die boolsche Suche ist dabei unser Hauptinstrument, welches sich auf das erstellen von so genannten "Suchketten" konzentriert. 

Die Ketten werden gebildet, indem man in den Suchmaschinen oder Datenbanken, Schlüsselworte, Operatoren und Sonderzeichen durch AND, OR oder NOT kombiniert.

Was bedeuten die Begriffe?

• AND steht für eine Verknüpfung, bei der die Schlüsselworte beide in dem Profil vorkommen müssen. Dies kommt automatisch vor, wenn man zwei Begriffe mit einem Leerzeichen trennt. Ebenso wird die UND-Verknüpfung durch Klammern ausgelöst - (...)(...). Besonders komplexe Suchketten können hier aufgebaut werden. Beispiele:

• OR bedeutet, dass mindestens einer der Begriffe im Profil des Kandidaten auftauchen muss. Hierbei kann man gut mit Synonymen für Stellentitel spielen oder einmal den Fachbereich und den Stellentitel in die Suche einbeziehen. Auch Fertigkeiten und Kenntnisse mit gewissen Tools können damit gefiltet werden. Beispiele:

• NOT oder auch das - (Minus)-Symbol stehen für den Ausschluss von bestimmten Begriffen, welche die tatsächliche Suche erweitern. Zum Beispiel können hier eigene Mitarbeiter oder auch Recruiter und Personalvermittler aus der Suche entfernt werden. Beispiele:

• "..." - Wenn man ein Schlüsselwort aus mindestens zwei Begriffen in Anführungsstriche setzt, wird dieses genau so gesucht. Anzuwenden sind sie ebenfalls bei Begriffen mit Sonderzeichen sowie bei der Kombination mit anderen Suchoperatoren. Beispiele:

• * - Zuletzt gibt es noch die Möglichkeit, Begriffe abzukürzen und so eine Auswahl aus dem allgemeinen Wortstamm zu finden. Es wird an der Stelle gesetzt, wo der normale Suchbegriff in der Suchfunktion erweitert werden kann. Dadurch lässt sich auch aus der männlichen Bezeichnung der Stelle die weibliche Variante ziehen. Beispiele: Entwicklungsingenieur* oder nur Entwickl* (ermöglicht Entwicklung oder Entwickler etc.)oder Mark* (ermöglichkeit Marketing, Marktforschung, Marktanalyse)

Wie gehe ich beim Sourcen vor?

Prinzipiell gilt: Die Stelle und deren Eigenschaften sogut wie möglich verstehen, diese auseinander nehmen und weitere Wortmöglichkeiten für Bereiche, Tätigkeiten oder Tools zu finden. Dafür eignet sich eine Excel Liste, um die Begrifflichkeiten zu dokumentieren und für ähnliche Stellenanforderungen auf alte Strings zurückgreifen zu können.