Der Besuch von Messen (sowohl als Aussteller als auch als Fachbesucher) ist ein fester Bestandteil unserer Marketingmaßnahmen. Dieser Artikel soll als Anleitung zur Vorbereitung und Durchführung von Messebesuchen dienen.
Organisation des Messebesuchs
Im Folgenden findet sich eine stichpunktartige Anleitung zu den notwendigen Tätigkeiten bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines Messebesuchs.
Vorbereitung
Je nach dem ob die Messe als Besucher oder als Aussteller besucht wird, müssen unterschiedliche Vorbereitungen getroffen werden. Es folgen kurze Checklisten für beide Fälle:
1. als Besucher
- Klärung, wer zur Messe fährt (Vertreter der Abteilungen)
- Anfahrt und ggf. Unterkunft mit dem Sekretariat/Travelmanagement absprechen
- Eintrittskarten schon online kaufen
- Ausstellerliste durchgehen -> interessante Stände ausfindig machen -> mit Kontaktdatenbank abgleichen und bekannte Ansprechpartner heraussuchen -> Gespräche vorbereiten
- Material einpacken:
Notizblock, Visitenkarten, Unternehmensbroschüre ARTS, Mietwagenunterlagen, Hotelunterlagen, Eintrittskarten, ggf. Bargeldvorschuss fürs Parken etc.
2. als Aussteller
- Klärung, wer zur Messe fährt (Standpersonal, Vertriebspersonal)
- Art und Umfang der Präsentation klären (bestimmte Kampagnen, Standgröße und -equipment etc.)
- Anmeldung als Aussteller beim Messeveranstalter und Bitte um Bestätigung (bitte wenn möglich immer mit Internet für iPads)
- Anfahrt und ggf. Unterkunft mit dem Sekretariat/Travelmanagement absprechen
- Einreichen des Profils für das Ausstellerverzeichnis bzw. die Homepage
- Vorbereitung des Messeauftritts anhand Hinweisen und Richtlinien des Veranstalters
- Prüfung und Bereitstellung des benötigten Messeequipments und Materials sowie in der Verbauchsliste vermerken (Laufwerk Marketing/B2C/Events&Messen/Material für Messe-Orga):
- Messestand inkl. Counter und Aufsteller
- Werbegeschenke
- Schütten für Flyer und Visitenkarten
- Unternehmensbroschüren
- Bewerberflyer
- Stellenausschreibungen in gedruckter Form
- weiteres Kampagnenmaterial
- Visitenkarten
- Namensschilder
- Notizblock
- Mietwagen-Unterlagen, Hotelunterlagen
- iPads inkl. Kabel und Ständer
- Messeunterlagen vom Veranstalter (Standnummer, Lageplan etc.)
- ggf. Bargeldvorschuss fürs Parken etc.
- Tücher und Reinigungsspray
- Prospektständer
- Mülltüte
- Schere, Leim, Tesa
- für den Vertrieb: Ausstellerliste durchgehen -> interessante Stände ausfindig machen -> mit Kontaktdatenbank abgleichen und bekannte Ansprechpartner heraussuchen -> Gespräche vorbereiten
Durchführung
Allgemeine Hinweise:
- rechtzeitige Anfahrt -> Aufbau des Messestandes nimmt etwa 20 Minuten in Anspruch
- Umfeld beobachten und dokumentieren: anwesende Kunden/Partner, potenzielle Kunden/Partner, anwesende Konkurrenz, Ausstellerstimmen, Besucherstimmen etc.
- Visitenkarten einsammeln für den späteren Kontakt