Vorlagengalerie (Master, ect.)

Unter dem Modul Google Präsentation findet Ihr eine Vorlagengalerie, die nicht nur den ARTS Google Präsentationsmaster enthält, sondern Ihr findet dort auch eine Folienauswahl bzw. Vorlagen zu:

• ARTS Master Presentation

• Keyfacts ARTS in DE und ENG: ARTS - Extending your success

• ARTS HR Services (Folien zu HR BPO, HR Consulting, Recruiting, HR Service-Pakete)

• ARTS Industrial Services in DE und ENG

• ARTS Transformation Services

• ARTS Consultant Profile (A4 Hoch- und Querformat)

• Personal Contact Slded

• Standortgrafik

• Vorlage Teaser Kandidatenprofil für Social Media

• Whitepaper Vorlage

• Teaser Stellenveröffentlichung für Social Media

Ruft Ihr ein Dokument aus der Vorlagengalerie auf, so erzeugt es automatisch eine Kopie der Vorlage in Eurer Google Drive Ablage.

Google Präsentation Suche

Im Hauptmenü von Google Präsentationen gibt es nicht nur eine Suche nach Titel, sondern Ihr könnt sortieren/filtern nach:

• Ich bin (nicht) Eigentümer

• Beliebiger Eigentümer

• Titel

• zuletzt geändert

• zuletzt von mir geändert

• zuletzt von mir geöffnet

Zudem gibt es eine Raster- und Listenansicht.

pptx-Format in Google Präsentation öffnen und speichern

Hier gibt es zwei Wege. Entweder eine leere Präsentation öffnen und dann unter Datei > Öffnen > Upload und dann die .pptx reinziehen/auf dem Endgerät auswählen

oder

im Hauptmenü von Google Präsentationen (da wo auch die Suchzeile ist) auf "Dateiauswahl öffnen"  anklicken 

Im Anschluss auch hier wieder unter Upload die Datei hereinziehen oder auf dem Endgerät auswählen.

Aus odoo-Projektaufgaben Google Präsentationen erstellen

Ihr könnt aus den odoo Projektaufgaben direkt Google Präsentationen im ARTS Design erstellen. Dazu einfach eine Aufgabe anlegen oder eine bestehende Aufgabe öffnen und unter Aktion "Presentation Template" auswählen. Im Anschluss erstellt es diese Datei und odoo legt diese in der Projektaufgabe unter Anhänge mit dem Namen der Projektaufgabe ab.

Kleiner Tipp im Vorfeld die Projektaufgabe entsprechend der Präsentation umbenennen, dann heißt die Datei auch richtig, denn sollte Eure Projektaufgabe mehrere Präsentationen im Anhang haben, so würden diese ohne die Umbenennung der Projektaufgabe immer gleich heißen.

Visuelle Elemente zu Präsentationen hinzufügen

In Google Präsentationen habt Ihr die Möglichkeit folgendes über "Einfügen" hinzuzufügen. Im ARTS Masterdatensatz habt Ihr auch schon für einige dieser Elemente eine Auswahl im ARTS Design. Ansonsten findet Ihr alle Corporate Design Farben im ARTS Master und auch in den Folienauswahlen, die in der Vorlagengalerie abgespeichert sind.

• Bilder

• Texte

• Audiospuren

• Formen

• Tabellen

• Diagramme

• Schemas (vorgefertigte Designs)

• Linien

• Foliennummern 

Für die Bildauswahl bitte ich Euch unter odoo Dokumente (Mitarbeiter- )Bilder, Logos, Icons zu suchen. Einerseits könnt Ihr die Suchmaske nutzen, um im Dateinamen oder im Stichwort suchen, anderseits habt Ihr links eine Stichwortstruktur (ähnlich Ordnerstruktur) in der Ihr Euch navigieren könnt. Anderseits könnt Ihr Euch über den Stern auch Dokumente als Favoriten setzen, um diese jederzeit über den Filter "Meine Favoriten" aufzurufen.

Das Bild bitte aus dem odoo herunterladen und dann in der Präsentation einfügen über Einfügen > Bild > Vom Computer hochladen

Gruppieren von Elementen

Wenn ein Symbol aus verschiedenen Elementen besteht, könnt ihr alle auswählen, indem ihr den Cursor um die Elemente zieht und die Elemente gruppieren, indem ihr mit der rechten Maustaste klickt. (siehe Screentshots)

Seitenzahlen einfügen oder ein- und ausschalten

Offline Arbeiten

Habt Ihr eine Google Präsentation in Google Drive gespeichert, so könnt Ihr diese Präsentation jederzeit offline verfügbar machen. Öffnet Google Drive und navigiert Euch zu Eurer Präsentation. Mit dem rechte Maustaste-Klick auf die Präsentation sehr Ihr als Auswahl "Offline verfügbar". Diese Option müsst Ihr aktivieren. Nun könnt Ihr im Offline-Modus Euer Google Drive öffnen und diese Präsentation mittels Google Präsentationen bearbeiten und präsentieren.

Zudem könnt Ihr die Präsentation auch in Google Präsentationen unter "Datei > Offline verfügbar machen" offline bereitstellen.

(Das funktioniert leider nicht mit der erzeugten Google Präsentation in odoo Projekte)

Zusammenarbeiten in Google Präsentationen

Für die Zusammenarbeit müsst Ihr die Personen freigeben. Dazu oben rechts unter Google Präsentationen "Freigeben" klicken.

Hier habt Ihr die Option einmal direkt aus Google Präsentationen Emails zu versenden oder Links zu erzeugen, den Ihr im Nachgang mit dem Personenkreis teilt.

Der erzeugte Link kann dann einerseits nur für ARTS Kollegen sichtbar sein, aber es gibt auch die Option, dass jeder, der den Link erhält Zugriff erlangt.

Zudem habt Ihr die Möglichkeit zu wählen, ob der Personenkreis Bearbeiten, Kommentieren oder nur Betrachten darf.

Achtung bei einer "Geteilten Ablage": Hier braucht man zur Geteilten Ablage eine Freigabe. Die geteilte Abgabe funktioniert zudem nur für ARTS Kollegen und nicht für externe Partner.

Zudem könnt Ihr auch Nutzern nur eine temporäre Freigabe erteilen. Dazu im Personendatensatz bei der Freigabe "vorübergehender Zufriff" erteilen, wählen:

Download der Präsentation | als Email senden

Ihr könnt die Präsentation in folgenden Formaten unter Datei > Herunterladen downloaden:

• PDF

• Microsoft .pptx oder odp

• Bildformate (.jpg .png .svg)

• Textformat .txt

Um Layoutfehler zu vermeiden, empfehlen wir ausdrücklich externen Personenkreisen die Datei als Betrachter freizugeben oder ein PDF zu versenden.

Ihr könnt auch aus Gmail eine Email erstellen und dort direkt von Google Drive Dateien anfügen. Dann verschickt Google auch keine Datei, sondern nur den Google Drive Link zum Dokument. Hier braucht der Nutzer aber im Vorfeld die Zugriffsberechtigung.

Versionierung

Google Präsentationen bietet Euch eine Versionierung unter Datei > Versionsverlauf. Einerseits könnt Ihr Versionen benennen, anderseits könnt Ihr so alte Versionen aufrufen, Unterschiede einsehen wiederherstellen.

Verknüpfung an einem anderen Drive-Ablageort hinzufügen

Wenn Ihr wollt das Eure Präsentationen an zwei oder mehreren Ablageorten auffindbar ist, dann nutzt unter Datei > Verknüpfung zu Drive hinzufügen, so spart man sich Kopien und die Dokumente sind stets an beiden Orten aktuell.

Wie präsentiere ich eine Google Präsentation

Ihr könnt die Präsentation wie folgt teilen:

• via Google Chromecast an einen Bildschirm
  
  
  

• via HDMI Anschluss auf den Bildschirm bringen

• Ihr nehmt die Präsentation als PDF mit zum Kunden

• Ihr präsentiert mit Google Meets oder einem anderen Videokonferenz-Tool mittels Bildschirmfreigabe

Rechtschreibprüfung

Ich empfehle vor der Freigabe einer Präsentation über Tools eine Rechtschreibprüfung durchzuführen.

Interessante Add-ons für Google Präsentationen 

• Vizzlo Charts und Geschäftsgrafiken
  
  

Aktivitätsdashboard

Unter Tools seht Ihr unter dem Aktivitätsdashboard interessente Informationen:

• Wer hat, wann die Präsentation betrachtet

• Trends zur Betrachtung

• Freigabeverlauf

Google Hilfestellung

Über den Hilfebutton in der Menüleiste könnt Ihr in der Volltextsuche nach Eurem Problem suchen.