Das Urlaubsmodul

Im Urlaubsmenü werden ab 08.11.2017 alle Urlaube beantragt, genehmigt und verwaltet. Die Doppelpflege von Papier und Outlook soll somit entfallen. Zudem können wir auch Abwesenheiten durch Krankheit/Kind krank über dieses Modul pflegen.

Der Urlaubsantrag

Über "Mein Urlaubskonto" können Urlaubsanträge eingestellt werden, die dann als Benachrichtigung beim Teamlead eingehen. Dafür einfach in der Kalenderansicht die betreffenden Tage markieren, danach öffnet sich folgendes Fenster.

Solltest du über einen Monatswechsel Urlaub nehmen, kannst du dies in der Kalenderansicht bisher nicht auswählen, aber du hast die Möglichkeit in dem sich öffnenden Fenster die Dauer mit einem genauen Enddatum anzugeben, welches auch in einem anderen Monat liegen kann.

Zusammen mit dem genauen Datum für den Urlaub musst du noch eine Beschreibung hinzufügen, z.B. "Urlaub (+Dein) Name oder "Sommerurlaub" + NAME. Zudem ist ein Abwesenheitstyp auszuwählen, da es gerade um Urlaub geht, kommt also das Kontingent "Jahresurlaub JAHR" hier rein. Speichern nicht vergessen und schon ist der Urlaub beantragt.

OBACHT: Über einen Feiertag kann kein Urlaub beantragt werden. Im odoo hast du für Feiertage sozusagen bereits einen Urlaubsantrag genehmigt bekommen. Daher muss dieser Urlaub getrennt beantragt werden. Das heißt willst du beispielsweise den Brückentag nach Männertag/Christi Himmelfahrt auch Urlaub nehmen, beantragst du einmal die Tage vorher und den Freitag zusätzlich als einen einzelnen Tag. Außerdem übernimmt odoo jeweils die aktuelle Uhrzeit, zu der ihr den Urlaub beantragt. Odoo nimmt das sehr genau und es können dadurch 1/8 Tage oder krumme Zahlen entstehen. Im besten Fall startet der Urlaub 01:00:00 und endet am selben oder am letzten Tag 23:00:00 Uhr, damit stellt ihr sicher, dass die richtige Anzahl beantragt und genehmigt werden kann.

Falls du den Urlaub ändern möchtest, weil dir ein Fehler unterlaufen ist, funktioniert das nur so lang der Urlaub noch nicht bestätigt wurde. Über das Menü "Mein Urlaubskonto" und den Unterpunkt "Auswertung Urlaubskonto". Dort sind alle Anträge aufgelistet. Nun muss der ausgewählt werden, der geändert werden soll.

Mit dem Klick auf "Bearbeiten" kannst du die Eingaben ändern oder über das darunterliegende Feld "Zurücksetzen auf Entwurf" und übder den Punkt "Aktion" oben in der Mitte auch komplett "Löschen". Bei allen anderen Änderungen wende dich bitte an C-HR.

Die Urlaubsgenehmigung - Teamlead

Für Teamleads sind die Urlaube der eigenen Abteilung unter dem Punkt Berichte - Urlaubsdetails einzusehen.

Genehmigung

Im Menü unter "Zu bestätigender Urlaub" --> "Urlaubsanträge" stehen die Anträge, welche noch einer Genehmigung bedürfen. Ein Antrag auswählen und auf "Genehmigen" klicken.

Sollte der Fall eintreten, dass Urlaub nicht genehmigt werden kann, dann geht dies ebenso wie die Genehmigung, allerdings soll dann der Button "Ablehnen" sowie "Zurück auf Entwurf" geklickt werden. Gebt dem betreffenden Teammitglied bitte die Chance, das Datum zu ändern, indem ihr eine Nachricht schreibt, z.B. "bitte anpassen" oder "Kollision mit NAME, bitte abstimmen". Im äußersten Notfall kann der gesamte Antrag im Entwurfsstatus natürlich auch gelöscht werden.

Wo kann ich die Urlaube meiner Kollegen sehen?

Ähnlich wie im Outlook, gibt es auch im odoo ein Kalendermodul.

Dort könnt ihr euren Kalender sehen, mit einem Häkchen bei "Alle Kalender" auch alle Kalender einschalten oder darunter auch einen Kalender einer bestimmten Person hinzufügen. Odoo hat in seiner Logik für eine Person mehrere Kontakte, um die richtige Person auszuwählen, achtet bitte darauf, dass es sich um die Variante handelt, die den vollständigen Namen aber keine Zuordnung zu einem unserer Unternehmen aufweist.

Abwesenheitstyp - Krankheit

Wie in der Beschreibung zum Beantragen des Urlaubs erkenntlich, gibt es in diesem Modul verschiedene "Abwesenheitstypen" (oder auch Abwesenheitsgründe). Der Abwesenheitstyp Krankheit lässt sich genauso "beantragen" wie Urlaub auch in diesem Modul. Im Hinblick darauf, dass odoo auch unseren Zentralkalender im Outlook ablösen soll, haben wir mit Manu abgestimmt, dass Krankheit entweder von jedem selbstständig über arts.network oder vom Teamleiter direkt am ersten Tag eingetragen werden sollen. Wichtig ist in jedem Fall, dass Manu bescheid weiß. Sollte der Teamleiter nicht dazu kommen oder der Kollege es nicht schaffen, kann die Eintragung auch durch Manu, Nadia oder Katja erfolgen. Wichtig dabei ist, wie immer, die Kommunikation. Die Genehmigung durch den Teamleiter erfolgt erst, wenn der Krankenschein da ist! Nutzt dafür gern auch die Anhangsfunktion, die oben mittig zu finden ist. Das Original kommt in die Buchhaltung zu Annegret. Es ist vor allem für die Lohnbuchhaltung wichtig, dass am Ende jedes Monats die Bilanz stimmt, das heißt sowohl alle Urlaubs- als auch Krankheitstage gepflegt sind. Auch dafür sind die Teamleiter zuständig.

Abwesenheitstyp - Schulung/Seminar/Weiterbildung

Da alle Abwesenheiten, die über das Urlaubssmodul gepflegt werden auch im Kalender ersichtlich sind, wollen wir hier den Startpunkt setzen, den zentralen Kalender schrittweise ins Odoo 10 zu überführen. Daher wollen wir auch Schulungstage, Weiterbildungen und andere Abwesenheiten im Urlaubsmodul pflegen. Die Beantragung erfolgt genauso, wie oben beschrieben, nur dass der Abwesenheitstyp sich ändert.