Einkaufsbestellungen (PO) in Odoo auslösen / Create purchase orders in Odoo
Jeder Kollege, der eine Bestellung bei einem Lieferanten auslöst, muss diese im System hinterlegen. Ohne einen Kaufauftrag (PO = Purchase Order) wird keine Eingangsrechnung durch die Buchhaltung bezahlt.
Wählt zunächst oben die ARTS Company aus, für die ihr bestellt habt. Dann im Modul Einkauf über den Button "Anlegen" eine sogenannte PO (Purchase Order = Kaufauftrag / Bestellung bei einem Lieferanten) erzeugen.
Bestandteile einer Purchase Order / Einkaufsbestellung
In der PO muss ein Lieferant ausgewählt werden. Taucht der Lieferant in dieser Liste nicht auf bitte kurz im \Kontaktmodul checken, ob einfach nur der Haken bei Lieferant nicht gesetzt ist. Ansonsten den Lieferanten samt aller Stammdaten anlegen.
In der Lieferantenreferenz bitte einen kurzen Hinweis was in der PO abgebildet wird, z.B. Sammel-PO Rewe oder Reisekosten Messe xy Max Mustermann. Das erleichtert in der Buchhaltung das Zuweisen von POs an die Eingangsrechnungen.
Wählt über Eintrag hinzufügen ein passendes Produkt aus. Tragt in der Beschreibung ein, um was es sich genau handelt, da unsere Produkte eher generell gehalten sind. Ergänzt dann Menge und passt ggfs. den Preis an.
Checkt im Reiter "Weitere Informationen" ob der richtige Purchase Representative (Einkaufsverantwortliche) gesetzt ist und ob Zahlungsbedingungen eingetragen sind. Falls beim Lieferanten immer diesselben Zahlungsbedingungen gelten, können diese auch im \Kontakt des Lieferanten zentral hinterlegt werden.
Hängt bitte, wenn vorhanden, die Bestellbestätigung des Lieferanten oder den der Einkaufsbestellung zugrundeliegenden Vertrag als Anhang an die PO an.
Wenn ihr fertig seit, bestätigt bitte die PO. Erst jetzt ist sie für die Buchhaltung möglich die PO einer Rechnung zuzuweisen.
Eingekauftes Produkt nicht in PO auswählbar
Falls ihr nicht das richtige Produkt findet, wendet euch bitte an euren \Key User oder euren fachlich Vorgesetzten. Diese können Produkte anlegen und euch hier auch generell weiterhelfen.
Wiederkehrende Einkäufe oder monatlich abgebuchte Leistungen --> Sammel-PO
Handelt es sich bei eurem Einkauf um eine Leistung, die monatlich abgerechnet wird, so setzt bitte die eingekaufte Menge auf die Anzahl der beauftragten Monate. Bsb. Miete, Leasing, etc.
Habt ihr einen Einkaufsvorgang der sich regelmäßig wiederholt, habt ihr die Möglichkeit in einer PO eine grobe jährliche Menge zu hinterlegen auf deren Basis Eingangsrechnungen abgearbeitet werden können. Beispiele sind hier Gebäudereinigung, Rewe-Einkäufe, Arbeitsmedizinische Untersuchungen etc.. Hier müssen keine einzelnen POs für jeden Vorgang hinterlegt werden.
Genehmigungsprozess
Eingangsrechnung
Bekommt ihr vom Lieferanten eine Rechnung, sendet diese bitte via Mail an:
\<arel="nofollow" \ href\=\"mailto\:inbox\-financial\@arts\.network\"\>inbox-financial@arts.network
Falls die Buchhaltung mit der Rechnung oder der von euch angelegten PO Probleme hat, werden sich die Kollegen bei euch melden. Falls sie keine PO zu eurer Rechnung finden, dann werden sie euch eine Aktivität in der Rechnung einstellen, diese anzulegen. Bitte reagiert hier schnell, damit wir die fristgerechte Zahlung unserer Rechnungen an Lieferanten garantieren können.
ENGLISH:
Create purchase orders in Odoo
Every colleague who purchases something from a vendor must create a purchase order in Odoo. Without a purchase order (PO), no incoming invoice is paid by the accounting department.
To do so, first select the ARTS Company for which you have ordered. Then create a so-called PO (Purchase Order) in the Purchasing module via the button "Create".
Components of a Purchase Order
A vendor must be selected in the PO. If the vendor does not appear in this list, please check briefly in the \contact module whether only the check box for vendor is not set. Otherwise create the vendor including all master data.
In the vendor reference, please include a short note on what is the content of the PO, e.g. collective PO or travel expenses fair xy Examplename. This simplifies the assignment of POs to incoming invoices in the finance department.
Select a suitable product via Add a line. Enter in the description what it is exactly, since our products are rather general. Then add quantity and adjusts the price if necessary.
In the "Other information" tab, check whether the correct Purchase Representative is set and whether payment terms have been entered. If the same terms of payment always apply to the supplier, these can also be stored centrally in the \vendor's contact.
If available, please attach the vendor's order confirmation or the contract on which the purchase order is based as an attachment to the PO.
When you are finished, please confirm the PO. Only now is it possible to assign the PO to an invoice for accounting and payment purposes.
Purchased product not selectable in PO
If you can't find the right product, please contact your \key user or your supervisor. They can create products and help you in general.
Recurring purchases or monthly deducted services --> Collective PO
If your purchase is a service that is billed monthly, please set the purchased quantity to the number of months ordered, e.g. rent, leasing, etc.
If you have a purchasing process that is repeated regularly, you have the possibility to deposit a rough annual amount in a PO, on the basis of which incoming invoices can be processed. Examples are cleaning of buildings, supermarkt purchases, occupational medical examinations etc.. Here no single POs have to be deposited for each process.
Incoming invoice
If you receive an invoice from the vendor, please send it via e-mail:
\<arel="nofollow" \ href\=\"mailto\:inbox\-financial\@arts\.network\"\>inbox-financial@arts.network
If the finance department has problems with the invoice or the PO you have created, your colleagues will contact you. If they don't find a PO for your invoice, they will set you an activity in the invoice to create it. Please react quickly so that we can guarantee the timely payment of our invoices to vendors.