Datenschutz-Richtlinie der ARTS Gruppe
Herausgegeben durch den Datenschutzbeauftragten im Auftrag der Geschäftsleitung
1. Präambel
Der Schutz personenbezogener Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Deshalb verarbeiten wir die personenbezogenen Daten unserer Mitarbeiter, Kunden sowie Geschäftspartner in Übereinstimmung mit den anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit. In dieser Datenschutzrichtlinie wird beschrieben, welche Arten von personenbezogenen Daten wir erheben, wie diese Daten genutzt werden, an wen sie übermittelt werden und welche Wahlmöglichkeiten und Rechte betroffene Personen im Zusammenhang mit unserer Verarbeitung der Daten haben. Außerdem beschreiben wir, mit welchen Maßnahmen wir die Sicherheit der Daten gewährleisten und wie betroffene Personen Kontakt mit uns aufnehmen können, wenn Sie Fragen zu unserer Datenschutzpraxis haben. Diese Richtlinie regelt die datenschutzkonforme Informationsverarbeitung und die insoweit bei der ARTS Gruppe bestehenden Verantwortlichkeiten. Alle Mitarbeiter sind zur Einhaltung der Richtlinie verpflichtet. Sie richtet sich insbesondere an:
die Personen oder Abteilungen, die über den Einsatz oder die Bereitstellung eines Anwendungssystems entscheiden (EDV-Systeme, Cloud-Anwendungen, etc.)
die Personen oder Abteilungen, die über die Nutzung des Systems für ihre Aufgaben entscheiden (insbesondere Teamleitung der Fachabteilungen);
Benutzer, d.h. diejenigen, die das zur Verfügung gestellte System für die Erledigung ihrer betrieblichen Aufgaben nutzen (bei Speicherung personenbezogener Daten auf einem Arbeitsplatzrechner entscheidet der einzelne Benutzer ggf. auch über die im System erfolgende Verarbeitung und die dazu verwendeten Programme);
den betrieblichen Datenschutzbeauftragten (DSB), der ihre Umsetzung beratend und kontrollierend begleitet und die ihm speziell zugewiesenen Aufgaben wahrzunehmen hat.
Dabei gelten folgende Grundsätze:
Die Datenverarbeitungs-Hardware und -Software sind für betriebliche Aufgaben, und zwar für die jeweils vorgesehenen Zwecke, zu verwenden und gegen Verlust und Manipulation zu sichern. Eine Nutzung für private Zwecke ist nicht zulässig.
Jeder Mitarbeiter ist in seinem Verantwortungsbereich für die Umsetzung der Richtlinie verantwortlich. Die Einhaltung muss von ihm regelmäßig kontrolliert werden.
Die für die Verarbeitungen der eingesetzten Systeme Verantwortlichen stellen sicher, dass ihre Mitarbeiter (Benutzer) über diese Richtlinie informiert werden; das gilt auch für temporär Beschäftigte.
Der DSB berät bei der Umsetzung der Richtlinie und prüft deren Einhaltung. Insoweit sind alle Adressaten der Richtlinie dem DSB auskunftspflichtig.
2. Der betriebliche Datenschutzbeauftragte und die Datenschutzkoordinatoren
a. Die ARTS Gruppe hat nach Maßgabe des Artikels 37 DS-GVO einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten (DSB) und einen Abwesenheitsvertreter bestellt. Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten sind:
Otto Maurer ARTS Experts GmbH
datenschutz@arts.aero Hermann-Reichelt-Str. 3
01109 Dresden
b. Der DSB nimmt die ihm kraft Gesetzes und aus dieser Richtlinie zugewiesenen Aufgaben bei weisungsfreier Anwendung seines Fachwissens sowie seiner beruflichen Qualifikation wahr.
c. Der Datenschutzbeauftragte unterrichtet und berät die Geschäftsleitung sowie die Beschäftigten hinsichtlich ihrer Datenschutzpflichten. Ihm obliegt die Überwachung der Einhaltung der Datenschutzvorschriften und -strategien einschließlich der Zuweisung von Zuständigkeiten, der Sensibilisierung sowie Schulung der Mitarbeiter. Im Falle risikoreicher Datenverarbeitungen steht der DSB dem Verantwortlichem beratend bei der Abschätzung des Risikos zur Seite.
d. Der DSB berichtet unmittelbar der Geschäftsleitung.
e. Der DSB wird frühzeitig in alle Datenschutzfragen eingebunden und wird sowohl von der Geschäftsleitung als auch den Mitarbeitern bei der Erfüllung seiner Aufgaben unterstützt.
f. Soweit es sich aufgrund organisatorischer Gegebenheiten (z.B. in den Niederlassungen) als notwendig erweist, ernennt die Geschäftsleitung im Benehmen mit dem DSB für die jeweilige Organisationseinheit einen Datenschutzkoordinator. Der Koordinator ist also insoweit ein dem DSB fachlich zugewiesener Mitarbeiter zur Einhaltung der für das Unternehmen geltenden Datenschutz-Vorschriften. Er informiert den DSB über vor Ort aufgetretene Datenschutzfragen. Er erhebt die Angaben über in seinem Zuständigkeitsbereich gesondert eingesetzte Verfahren und gibt die Meldung an den DSB weiter.
g. Das Unternehmen hat ein Verzeichnis über alle Verarbeitungsvorgänge zu führen. Jede Fachabteilung liefert dem DSB die dafür notwendigen Informationen zu den Verfahren der jeweiligen Abteilung entsprechend den Anforderungen des Art. 30 DS-GVO. Bei Unklarheiten hinsichtlich der gesetzlich geforderten Informationen kann der Datenschutzbeauftragte beratend hinzugezogen werden. Auf Anfrage stellt das Unternehmen der Aufsichtsbehörde das Verzeichnis zur Verfügung. Im Einvernehmen mit der Geschäftsleitung ist hierfür der Datenschutzbeauftragte zuständig und arbeitet mit der Aufsichtsbehörde zusammen.
h. Jeder Mitarbeiter kann sich unmittelbar mit Hinweisen, Anregungen oder Beschwerden an den DSB wenden, wobei auf Wunsch absolute Vertraulichkeit gewahrt wird.
i. Der DSB berichtet jährlich in einem Tätigkeitsbericht der Geschäftsleitung über stattgefundene Prüfungen, Beanstandungen und ggf. noch zu beseitigende Organisationsmängel.
3. Beschaffung von Hard- und Software
a. Die Beschaffung von Hard- und Software erfolgt grundsätzlich auf Anforderung der über die Verarbeitungen entscheidenden Person oder Abteilung. Bereits bei der Auswahl von Hard- und Software wird das Prinzip der Gewährleistung von Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen als ein tragendes Kriterium beachtet.
b. Falls mit der Beschaffung ein neues Verfahren der Verarbeitung personenbezogener Daten eingeführt werden soll, ist der Datenschutzbeauftragte rechtzeitig vorab von der anfordernden Stelle zu informieren (siehe hierzu Näheres in Ziff. 5.b.). Die Beschaffung erfolgt erst nach Stellungnahme des DSB. Der DSB berät dahingehend, ob die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist.
c. Private Hard- und Software darf nicht zur Verarbeitung personenbezogener Daten verwendet werden.
d. Die lT-Abteilung führt ein Verzeichnis der eingesetzten Hardware und der verwendeten Anwendungsprogramme. Der DSB kann auf das Verzeichnis jederzeit zugreifen.
e. Bei Verdacht des Diebstahls von Hard- und Software, des unbefugten Zugriffs auf personenbezogene Daten, auf Sabotage etc. sind die Teamleitung und der DSB unverzüglich zu informieren.
4. Verpflichtung und Schulung der Mitarbeiter
a. Jeder Mitarbeiter, der Umgang mit personenbezogenen Daten hat, ist auf einen vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten und die Einhaltung dieser Richtlinie zu verpflichten.
b. Die Verpflichtung erfolgt im Arbeitsvertrag und unter Aushändigung des von dem DSB erstellten Merkblatts durch die Personalabteilung.
c. Mitarbeiter, die besonderen Geheimhaltungsverpflichtungen (z.B. Fernmeldegeheimnis nach § 88 TKG) unterliegen, werden von den Vorgesetzen ergänzend schriftlich verpflichtet. Die jeweilige Verpflichtungserklärung ist zu den Personalakten zu nehmen.
d. Der DSB ist über die Verpflichtung von Mitarbeitern und deren Arbeitsplatz zwecks von ihm vorzunehmenden weiteren Schulungen und die Feststellung evtl. Kontrollbedarfs zu informieren.
e. Für in Abstimmung mit den jeweiligen Abteilungsleitungen angesetzte Schulungstermine sind die betroffenen Mitarbeiter freizustellen.
5. Transparenz der Datenverarbeitung
a. Über Verfahren, die den Umgang mit personenbezogenen Daten betreffen, führt der Datenschutzbeauftragte ein Verzeichnis von Verarbeitungen gemäß Art. 30 DS-GVO. Der für ein Verfahren Verantwortliche bzw. der zuständige Datenschutzkoordinator meldet dieses zeitnah gemäß den vom DSB definierten Vorgaben. Gleiches gilt für Veränderungen.
b. Unabhängig von dieser Meldung ist der DSB bei der Planung der Einführung neuer Verarbeitungen bzw. der Veränderung bestehender Verfahren über Zweck und Inhalt der Anwendung und die Erfüllung der Benachrichtigungspflicht zu informieren (vgl. Zift. 6.c.).
c. Bei standardisierten Erhebungen (Fragebögen, Preisausschreiben, Eingabefelder auf der Internet-Homepage etc.) ist der Erhebungsbogen etc. dem DSB zur Abstimmung vorzulegen.
d. Soweit der DSB feststellt, dass die beabsichtigte Verarbeitung einer Datenschutz-Folgenabschätzung unterliegt, teilt er dies umgehend mit. Das Verfahren darf erst nach Zustimmung des DSB durchgeführt werden. Im Zweifel entscheidet die Geschäftsleitung.
e. Macht ein Betroffener von seinem Auskunftsrecht nach Art. 1 5 DS-GVO oder seinem Korrektur- oder Widerspruchsrecht nach Art. 16 und Art. 21 DSGVO Gebrauch, so erfolgt die zentrale Bearbeitung durch den DSB. Auskunfts- und Einsichtsrechte von Mitarbeitern werden durch die Personalverwaltung erfüllt. Es ist sicherzustellen, dass dem Betroffenen seine Daten auf Wunsch in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung gestellt werden können. Welcher Standard diesen Anforderungen genügt, ist im Vorfeld einvernehmlich durch den DSB und die lT-Abteilung festzulegen.
6. Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten
a. Die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten darf nur im Rahmen des rechtlich Zulässigen erfolgen. Hierbei sind auch die besonderen Voraussetzungen für die Erhebung und Verarbeitung sensibler Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DS-GVO zu beachten. Grundsätzlich dürfen nur solche Informationen verarbeitet und genutzt werden, die zur betrieblichen Aufgabenerfüllung
erforderlich sind und in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Verarbeitungszweck stehen. Weitere Erlaubnistatbestände sind vorab mit dem DSB zu erörtern.
b. Es wird sichergestellt, dass Betroffene keiner Entscheidung unterworfen werden, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und zugleich den Betroffenen gegenüber eine rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.
c. Vor Einführung neuer Arten von Erhebungen sind die Zulässigkeit zu prüfen und der Zweck zu der Datenerhebung zu dokumentieren. Grundsätzlich ist eine Zweckänderung nur dann zulässig, wenn die Verarbeitung mit denjenigen Zwecken vereinbar ist, für die die Daten ursprünglich erhoben worden sind. Die im Rahmen der Zweckänderung genutzten Abwägungs-Kriterien sind einzeln zu prüfen. Die Prüfung ist darüber hinaus auch zu einem ordnungsgemäßen Nachweis zu dokumentieren. Eine Zweckänderung ist auch zulässig, wenn eine Einwilligung der betroffenen Person durch den Verantwortlichen eingeholt wird. Gleichzeitig hat der für die Verarbeitung Verantwortliche vor der Erhebung bzw. der Speicherung von Daten in Textform festzulegen, ob und in welcher Art und Weise der gesetzlichen Benachrichtigungspflicht des Betroffenen zu genügen ist.
d. Falls andere Stellen Informationen über Betroffene anfordern, dürfen diese ohne Einwilligung des Betroffenen nur gegeben werden, wenn hierfür eine gesetzliche Verpflichtung oder ein die Weitergabe rechtfertigendes legitimes Interesse des Unternehmens besteht und die Identität des Anfragenden zweifelsfrei feststeht. Im Zweifel ist der DSB zu kontaktieren.
7. Datenhaltung, Versand und Löschung
a. Die Speicherung von Daten erfolgt grundsätzlich auf den hierzu zur Verfügung gestellten Netzlaufwerken. Eine Speicherung auf mobilen Datenträgern oder Cloudspeicher(z.B. Flashspeicher, USB-Sticks) bedarf der Genehmigung und Registrierung. Bei Netzwerken ist der IT-Dienstleister für die Sicherung der Daten verantwortlich, die auf dem Server gespeichert sind.
b. Soweit technisch bedingt ein anderer Speicherort erforderlich ist (z.B. Notebook, Desktop-PC) ist der jeweilige Benutzer für die Durchführung der Datensicherung selbst verantwortlich.
c. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Löschungstermine sind von dem über die Verarbeitung der Daten Entscheidenden in seiner Verantwortung zu beachten. Der IT-Dienstleister ist über die Einhaltung der Termine insbesondere im Hinblick auf die Löschung personenbezogener Daten in Sicherungskopien zu informieren.
d. Bei der Weiter- oder Rückgabe nicht mehr benötigter lT-Komponenten ist der IT-Dienstleister verpflichtet, dafür zu sorgen, dass zuvor sämtliche Daten wirksam gelöscht wurden.
8. Externe Dienstleister, Auftragsverarbeitung und Wartung
a. Sollen externe Dienstlelster erstmals mit der Verarbeitung personenbezogener Daten bzw. einzelnen Verarbeitungsschritten (z.B. Erhebung, Löschung oder Entsorgung) bzw. mit Tätigkeiten (z.B. Wartung, Reparatur) beauftragt werden, bei denen sie die Möglichkeit der Kenntnis personenbezogener Daten bekommen, so ist der DSB vor der Beauftragung unter Vorlage des den Anforderungen des Art. 28 DS-GVO genügenden Vertragsentwurfs und der Kriterien der erfolgten bzw. nachfolgend vorgesehenen Auftragskontrolle zu informieren.
b. Falls die Unternehmen der ARTS Gruppe entsprechende Tätigkeiten im Auftrag Dritter wahrnehmen wollen, gelten die Bestimmungen des Abs. 8.a. entsprechend.
9. Sicherheit der Verarbeitung
a. Für jedes Verfahren sind eine dokumentierte Schutzbedarfsfeststellung sowie eine Analyse bzgl. der für den Betroffenen möglichen Risiken zu erstellen. Diese richten sich an der Art, dem Umfang, der Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie der Wahrscheinlichkeit des Eintritts einer solchen Gefahr.
b. Zur Wahrung der Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität der Daten sowie der Belastbarkeit der Daten verarbeitenden Systeme ist ein allgemeines Sicherheitskonzept zu erstellen. Das Konzept orientiert sich an der zuvor erstellten Schutzbedarfsfeststellung und der Risikoanalyse. Dieses Konzept ist maßgeblich für alle weiteren Verfahren.
c. Neben dieser Richtlinie bestehen ergänzende Regelungen, die insbesondere zur Realisierung der Datensicherungsgebote des Art. 32 DS-GVO zu treffende Maßnahmen betreffen. Hierzu gehören insbesondere:
Datenschutzgerechten Versand von Datenträgern und zur Verschlüsselung von Daten
Passwortverfahren
Erteilung von Auskünften im Personalbereich
PC- und Laptop-Nutzung
Home-Office und VPN
10. Rechenschafts- und Dokumentationspflicht
Die Einhaltung der Vorgaben, die sich aus dieser Richtlinie ergeben, muss jederzeit nachweisbar sein. Eine Nachweisbarkeit hat insbesondere durch eine schlüssige und nachvollziehbare schriftliche Dokumentation hinsichtlich getroffener Maßnahmen und dazugehöriger Abwägungen zu erfolgen.
11. Ergänzende Regelungen
a. Einwahl ins Intranet / Internet via VPN
In Abhängigkeit der betrieblichen Erfordernisse kann das Unternehmen ausgewählten Mitarbeitern einen Zugriff auf das Intranet via VPN-Verbindung zur Verfügung stellen. Die Nutzung ist nur gestattet, wenn auf dem VPN-Client (Rechner) eine Anti-Virensoftware installiert und diese auch aktiviert ist. Zu beachten ist dabei die Nutzungsvereinbarung zur E-Mail und Internet- / lntranetnutzung. Die Zugangsdaten sind zu schützen und eine Weitergabe an Dritte ist nicht gestattet. Alle VPN-Zugriffe werden protokolliert.
b. Vernichtung personenbezogener Daten
Dateien und Dokumente, die personenbezogenen Daten enthalten, sind besonders zu vernichten. Dokumente sind durch die Benutzung des Reißwolfs unkenntlich zu machen. Nach Löschen der betroffenen Datei ist der elektronische Papierkorb unverzüglich zu entleeren.
c. Umgang mit Betriebsschlüsseln
Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, sorgfältig mit allen Firmenschlüsseln umzugehen. Die Schlüssel dürfen nicht an Betriebsfremde ausgeliehen werden. Bei Verlust ist die Geschäftsleitung unmittelbar darüber zu informieren.
d. Weitere Maßnahmen in Zuständigkeit der Geschäftsführung
Verschluss und Zutrittskontrolle Serverraum
Sicherung des internen Servers vor Datenverlust
unverzügliches Sperren von Systemnutzern mit Beendigung des Vertragsverhältnisses
Verwaltung bzw. Kontrolle der Firmenschlüssel, insbesondere von General-Schlüsseln
