Grundstruktur

Der Zweck einer standardisierten Nomenklatur ist, das automatische, von Windows verwendete System für die Anordnung von Dateien, durch eine einheitliche Bezeichnung aller Dokumente auszunutzen. Hierfür müssen alle "Konstanten" an den Anfang des Dokuments, und alle "Variablen" an dessen Ende verortet werden. 

Im Dateinamen sind Umlaute und Leerzeichen zu vermeiden. Daher gestaltet sich die einheitliche Bezeichnungsstruktur ALLER Dokumente nach folgendem Muster:

Wer_Was_Wann

Damit ergeben sich für jede Datei drei Informationseinheiten, welche jeweils durch den Unterstrich ("_") getrennt werden. Diese Struktur dürfte die meisten Dokumenten-/Dateiarten abdecken. Selbstverständlich kann bei Bedarf aber von der Grundregel abgewichen werden. Behaltet aber bitte immer das größere Ganze im Hinterkopf (Einheitlichkeit soweit möglich). 

Wer

Diese erste Informationseinheit im Dateinamen soll schnell erkennen lassen, WEN das jeweilige Dokument betrifft. Dabei tragen z.B. Dokumente von Vertragspartnern oder sonstigen Dritten deren Namen am Anfang. Bei natürlichen Personen wird zuerst der Nachname und dann der erste Buchstabe des Vornamens verwendet. Sollte nur ein Buchstabe des Vornamens nicht genügen, um z.B. die Dokumente verschiedener Mitarbeiter mit gleichem Nachnamen zu unterscheiden, kann der Vorname auch ausgeschrieben werden. 

z.B. "MustermannM_AV_2017-11-01"

"MeierRudolph_EA-AirbusHH_2018-04-01"

ODER

"MeierR-ARTSExpertsGmbH_AV_2012-01-01"

Der Name soll eindeutig erkennen lassen, WEN die jeweilige Datei betrifft. Bei sehr langen Namen/Firmen ist sinnvoll abzukürzen, ohne die Erkennbarkeit negativ zu beeinträchtigen. Wenn eine Abkürzung gewählt wurde, soll diese für dieselbe Firma IMMER verwendet werden. Ganz unten im Artikel findet Ihr die aktuell verwendeten Abkürzungen. 

Was

Die zweite Informationseinheit soll schnell Aufschluss über Art und Inhalt des gespeicherten Dokumentes geben. Damit werden langwierige Klick-Orgien vermieden und können gesuchte Dokumente schnell identifiziert werden. Auch hier können lange Namen und Bezeichnungen sinnvoll abgekürzt werden. Sollten mehrere Worte für die Beschreibung des "Was" notwendig sein, können diese mittels Bindestrich ("-") verbunden werden. Auch hierzu findet Ihr am Ende des Artikels die bislang etablierten Abkürzungen.

Beispiele:     "MustermannM_Detail1-Detail2_2018-01-02"

                    "MustermannM_EntsendungTLS-PAG_2018-02-01"

                    "MustermannM_EA-AirbusHH-Aenderunng2_2018-02-01

ODER

"MeierR-ARTSExpertsGmbH_AV_2012-01-01"

Bitte beachten, dass Word-Dateien immer Entwürfe sind. Es entfällt hier der Zusatz „Entwurf“, da dieser unnötig ist. Wenn ein Dokument als Entwurf per Mail versandt werden soll, dann ist dieses in ein PDF umzuwandeln. PDF-Dokumente sind i.d.R. keine Entwürfe (sondern Scans des finalen Dokuments) und müssen daher mit Zusatz „Entwurf“ gekennzeichnet werden! 

Beispiel: "MustermannM_EA-AirbusHH-Entwurf_2018-04-01"

Wann

Die dritte Informationseinheit gibt Aufschluss über das für das jeweilige Dokument relevante Datum. Von Relevanz ist zum Beispiel:

• Das Datum des Inkrafttretens eines Vertrages (Natürlich nur, wenn es sich um einen wirksamen Vertrag handelt - zu erkennen an den erforderlichen Unterschriften/üblicherweise ein Scan - sollte kein Wirksamkeits-Datum im Vertrag genannt werden, wird das letzte Unterschriften-Datum verwendet)

• Das Datum der Erstellung von Entwürfen für Verträge oder sonstige Dokumente (das "geplante" Datum des Inkrafttretens des entworfenen Vertrages ist dabei irrelevant!!!)

• der Zeitpunkt der Verbreitung bzw. des Empfangs eines Dokuments

sein. 

Das Datumsformat wird nach dem Muster Jahr-Monat-Tag (wieder verbunden mit Bindestrichen: "-") angeordnet. 

Beispiel: "MustermannM_AV_2017-06-01"

Bezug zu anderen Dokumenten

Dokumente (z.B. Vertragsanlagen), welche sich auf andere Dokumente beziehen (z.B. auf Rahmenverträge) werden wie folgt bezeichnet:

Basisvertrag_BezeichnungAnlage_Datum

z.B.: "Airbus_RV_2017-04-01_Anlage1-KTV_2017-04-01"

Grundsätzlich sind relevante aber nicht mehr aktuelle bzw. durch andere ersetzte Dokumente NICHT zu löschen sondern (leicht wiederauffindbar) ins Archiv zu verschieben. Abgelaufene Verträge erhalten einfach am Ende des Dateinamens das Kürzel "exp" = expired.

z.B.: „MustermannM_AV_2017-01-10_exp“

Abkürzungen

Sozialversicherungsausweis                                               SV-Ausweis