Zunächst muss der DATEV Arbeitsplatz und die Anwendung Lohnabrechnung geöffnet werden. Anschließend findet man unter Programm öffnen das "Daten-Analyse-System Personalwirtschaft", welches sich vermutlich auf der rechten Seite befindet. Um es zu öffnen, ist es egal, welches Unternehmen man ausgewählt hat, da dies übergreifend arbeitet.

Nachdem man dies geöffnet hat, findet man unter Standardauswertungen diverse vorgegebene Auswertungen. Beispielsweise eine Urlaubsstatistik aller Mitarbeiter.

Außerdem findet man in den individuellen Auswertungen manuell erstellte Suchen.

Diese sind in persönliche und öffentliche Auswertungen sowie Jedox und Diverse unterteilt. Die Jedox-Auswertungen sind, wie es der Name bereits vermuten lässt, lediglich für Auswertungen in Verbindung mit Jedox vorgesehen. Wichtiger sind hingegen die Auswertungen im Ordner Diverse. 

In den diversen Auswertungen findet man beispielsweise Vorlagen zu den VWL-Verträgen oder der BAV, wenn man zum Beispiel in der Bank eine Abbuchung findet aber diese keinem Mitarbeiter zuordnen kann. Zudem gibt es eine Vorlage für das Weihnachtsgeld, welche als Basis für einen Serienbrief genutzt werden kann.

An den Sternchen beim Status kann man erkennen, welche Auswertung neu angelegt wurde.

Bereits angelegte Auswertung erstellen

 • gewünschte Auswertung mit Doppelklick auswählen

• Filter muss in den seltensten Fällen ausgewählt werden. Die Daten können anschließend in einer Excel-Datei bearbeitet werden.

• Button "Neue Datenanalyse..." klicken

• Unternehmen auswählen:

  --> bei einer Auswertung für ein einzelnes Unternehmen kann dies über die Dropdown-Liste ausgewählt werden

  --> bei mehreren Unternehmen auf den rot eingekreisten Button klicken

• für eine aktuelle Auswertung muss immer in allen Feldern "aktueller/aktuelles" ausgewählt sein. 

--> Bei der Auswahl mehrerer Monate werden die Daten meistens doppelt ausgegeben, auch wenn es keine Änderung gab, was zu langen Wartezeiten bei der Auswertungserstellung führen kann.

• Auswertung über den Button "Ausführen" erstellen lassen

Anschließend kann man sich diese in der Tabellenkalkulation (Excel) öffnen und/oder speichern lassen und anschließend bearbeiten.

Auswertung neu anlegen

• in den jeweiligen Ordner (Öffentlich - Diverse, Öffentlich - Jedox, Persönlich) gehen und "+ Auswertung anlegen..." klicken

• Auswertungsbeizeichnung vergeben und mit "Weiter >" bestätigen

• Vorab sollte man überlegen, ob es Mandanten- oder Personaldaten betrifft, da eine Kombination aus beiden oftmals nicht funktioniert oder sehr viel Zeit benötigt.

• Wenn es um Personendaten geht, sollte die Personalnummer ausgewählt werden. Zudem empfiehlt es sich, über Personaldaten/Adresse/Name den Familiennamen und den Vornamen auszuwählen sowie über Personaldaten/Beschäftigung/Zeiträume das Eintritts und vor allem Austrittsdatum auszuwählen. Die bereits ausgetretenen Mitarbeiter können nachher in der Excel-Datei gelöscht oder ausgeblendet werden.

• Anschließend entscheiden, welche weiteren Felder ausgewählt werden sollen. Wenn man beispielsweise ausgeben möchte, in welcher Abteilung jemand arbeitet, müsste man dieses Feld über Personaldaten/Beschäftigung/Tätigkeit/Abteilung hinzufügen. 

• Für eine Auswertung können beliebig viele Felder aus den Personaldaten ausgewählt werden.

• Wenn man alle Felder ausgewählt hat, kann man sich diese noch sortieren. Man könnte sich zusätzlich noch über die Mandentendaten/Adresse/Adresse/Unternehmensname den jeweiligen Mandanten anzeigen lassen, wenn man eine Auswertung für mehrere Unternehmen vornimmt. Hier ist eine Vermischung von Mandanten- und Personaldaten möglich, da es sich um Stammdaten handelt. Daten aus der Erfassungstabelle kann man nur schwierig einbinden, da diese Auswertung sehr komplex werden würde. 

• Anschließend kann man sich die Felder noch etwas sortieren. Die erste Zeile wird Spalte A in Excel erzeugen und die letzte Zeile wäre im Excel die letzte Spalte.

• Erneut mit "Weiter >" bestätigen oder direkt "Fertigstellen", wenn kein Filter oder Sortierung eingefügt werden soll.

• Ein Filter gebe ich nur selten an. Man könnte beispielsweise sagen, er soll nur Personen der Buchhaltung anzeigen. Aber auch dies kann man anschließend in der Excel-Datei filtern.

• Erneut mit "Weiter >" bestätigen oder direkt "Fertigstellen", wenn keine Sortierung eingefügt werden soll.

• Eine Sortierung wäre beispielsweise nach Eintrittsdatum aufsteigend sortiert.

• "Fertigstellen" klicken

• Nun kann ausgewählt werden, dass kein Filter genutzt werden soll. Wenn man eine Auswertung erstellen möchte, solle diese bei "Mit dieser Auswertung eine Abfrage starten" auswählen. Bei "Keine weitere Aktion durchführen" würde er die Auswertung speichern, aber keine erstellen.

• Button "Beenden" klicken

Anschließend kann weiter fortgefahren werden, wie weiter oben im Teil "bereits angelegte Auswertung erstellen"