In diesem Artikel werden einige Fälle beschrieben, welche mit DATEV Arbeitnehmer online auftreten können und wie der Mitarbeiter in einem solchen Fall vorgehen muss.
Den aktuellen Stand ermittelt man über LODAS: Mandant/Programmverbindungen/Arbeitnemer online-Statusübersicht
Fall 1: Registrierungsbriefe sind nicht mehr gültig.
Die ersten Briefe mit dem Erstpasswort sowie Registrierungscode sind etwa 6 Wochen ab Ausstellungsdatum der Briefe gültig.
In diesem Fall kann der Mitarbeiter selbst keine neuen Briefe anfordern.
• DATEV Lohnabrechnung des des jeweiligen Unternehmens öffnen
Nachdem die Daten von DATEV geladen wurden, kann der Mitarbeiter gesucht werden.
Wenn im Verlauf des jeweiligen Mitarbeiters bisher nur zwei Registrierungsaufforderungen versendet wurden (siehe Screenshot) und dies schon mehr als 6 Wochen her ist, können neue Briefe angefordert werden.
Das Gleiche gilt, wenn der Mitarbeiter zwischendurch seine SuperTAN erneuert hat und daraufhin neue Registrierungsbriefe versendet wurden. Auch hier müssen die 6 Wochen überprüft und ggf. neue Briefe angefordert werden
• LODAS öffnen
• Personaldaten/Personaldaten
• gewünschten Mitarbeiter auswählen
• Registerkarte "Arbeitnehmer online" öffnen
• Button "Registrierungsaufforderung erneut versenden" klicken
• Meldung bezüglich erneutem Versand mit "Ja" bestätigen
• weitere Meldung der Übergabe an das Rechenzentrum mit OK bestätigen
Damit wurden zwei neue Registrierungsbriefe angefordert, welche automatisiert von DATEV verschickt werden und innerhalb von maximal einer Woche beim Empfänger ankommen sollten.
Wenn diese nicht zugestellt werden können, gehen diese an den Absender (ARTS) zurück.
--> Wenn bereits das vierte Mal neue Briefe (also Briefe Nr. 7 und 8) angefordert werden, also Briefe Nr. 7 und 8, wird eine Pauschale von 10 € für Porto und Arbeitsaufwand vom Lohn abgezogen.
Fall 2: Passwort oder Benutzername vergessen
Vorerst muss der Mitarbeiter prüfen, ob er die Super-TAN zur Hand hat. Im weiteren muss er folgende Schritte befolgen:
• www.datev.de/ano aufrufen
• Button "Anmelden mit smsTAN" auswählen
• Link "Benutzername vergessen" klicken
• gewünschten Daten wie vorgegeben eintragen und mit "Weiter" bestätigen
Auf der nächsten Seite können Passwort sowie Benutzername neu vergeben werden.
Fall 3: Neue Mobilfunknummer
Vorerst muss der Mitarbeiter prüfen, ob er die Super-TAN zur Hand hat. Im weiteren muss er folgende Schritte befolgen:
• www.datev.de/ano aufrufen
• Button "Anmelden mit smsTAN" auswählen
• Link "Mobilfunknummer nicht mehr verfügbar" klicken
• ersten Punkt "Ich habe meine Super-TAN noch nicht eingegeben." auswählen und mit "Weiter" bestätigen
• gewünschten Daten wie vorgegeben eintragen und mit "Weiter" bestätigen
• gewünschten Daten wie vorgegeben eintragen und mit "Weiter" bestätigen
Daraufhin werden von DATEV zwei neue Briefe mit dem Registrierungscode sowie Freischaltpasswort verschickt. Sobald dieser da ist, geht man die gleichen Schritte erneut, aber wählt dann aus, dass man die Super-TAN bereits eingegeben hat.
• erneut die gewünschten Daten wie vorgegeben eintragen und mit "Weiter" bestätigen
Auf der nächsten Seite sollte man die neue Mobilfunknummer vergeben können, welche mit einer smsTAN bestätigt werden muss, welche an die neue Nummer geschickt wird.
Fall 4: Benötigt neue Zugangsdaten aber ist schon registriert.
Ab dem Zeitpunkt der Registrierung können die beiden Briefe nicht mehr angefordert werden, da diese ab dem Zeitpunkt nicht mehr erforderlich sind. Hier muss der identische Weg wie in Fall 2 durchgegangen werden:
Vorerst muss der Mitarbeiter prüfen, ob er die Super-TAN zur Hand hat. Im weiteren muss er folgende Schritte befolgen:
• www.datev.de/ano aufrufen
• Button "Anmelden mit smsTAN" auswählen
• Link "Benutzername vergessen" klicken
• gewünschten Daten wie vorgegeben eintragen und mit "Weiter" bestätigen
Auf der nächsten Seite können Passwort sowie Benutzername neu vergeben werden.
Fall 5: SuperTAN nicht auffindbar
• LODAS öffnen
• Personaldaten/Personaldaten
• gewünschten Mitarbeiter auswählen
• Registerkarte "Arbeitnehmer online" öffnen
• Button "Super-TAN erneut versenden" klicken
Die Super-TAN kann nur einmalig verwendet werden. Nach der Nutzung wird automatisch eine neue Super-TAN von DATEV verschickt.
Fall 6: Bisherigen Versuche waren nicht erfolgreich
Dies kann auch der Fall sein, wenn der bisheriger Status zu undurchsichtig wirkt.
Als letzte Möglichkeit kann man einen Mitarbeiter von abmelden und neu freigeben lassen. In diesem Fall würden alle bisherigen Briefe ungültig werden und können vom Mitarbeiter entsorgt werden, damit es nicht zu Verwechselungen mit aktuelleren DATEV-Schreiben führt.
• LODAS öffnen
• Personaldaten/Personaldaten
• gewünschten Mitarbeiter auswählen
• Registerkarte "Arbeitnehmer online" öffnen
Im Feld "abw. Freischaltungsende" den nächsten Arbeitstag eintragen.
Anschließend müssen die Stammdaten über Mandant/Daten senden an DATEV übermittelt werden. Dabei muss darauf geachtet werden, dass wirklich nur die Stammdaten ausgewählt sind.
Ab dem eingegebenen Arbeitstag kann überprüft werden, ob das Freischaltungsende übernommen wurde. Dies kann wieder über die Statusübersicht überprüft werden.
Anschließend wieder im LODAS die Personaldaten des Mitarbeiter und die Registerkarte "Arbeitnehmer online" aufrufen. Nun kann der nächste Arbeitstag im Feld "abw. Freischaltungsbeginn" eingetragen werden.
Erneut müssen alle Stammdaten an DATEV übermittelt werden.
Nach dem neuen Freischaltungsdatum sollte über den Status geprüft werden, ob neue Registrierungsaufforderungen erstellt und versendet wurden.
In unserem Beispiel kann man erkennen, dass erkennen, dass am 10.10.2016 (also dem Freischaltungsbeginn) neue Briefe versendet wurden und sich der Mitarbeiter am 19.10.2016 registriert hat.
Wenn dies nicht funktioniert, kann dies eventuell daran liegen, dass der Mitarbeiter schon länger nicht mehr bei uns beschäftigt ist. Grundsätzlich sollte auch nachher das Registrieren möglich sein. Dennoch war der Ablauf nicht immer erfolgreich (Beispiel: Mirella Bencker). In Ihrem Fall wurden die gewünschten Dokumente anschließend per Post verschickt, da nicht ganz nachvollziehbar war, warum jegliche Versuche scheiterten.
Ein Versenden von Lohndokumenten per E-Mail sollte aus Datenschutzgründen in jedem Fall abgelehnt werden.
Eine kleine Auswahl von weiteren Fragen findet außerdem man unter https://www.datev.de/ano/faq.html#faq1