Dieser Artikel beschreibt den Umgang mit Dokumentvorlagen: Wer macht sie, wo liegen sie, wie sehen sie aus, wie sollten sie verwendet werden, was tun wenn's brennt.

Allgemeines

Bei ARTS gibt es für so gut wie jede Gelegenheit eine Word-Vorlage. Und es gibt viele Leute, die sich diese Vorlagen auf ihr Laufwerk kopieren um sie schnell wiederzufinden. Das sorgt dann aber relativ schnell für organisiertes Chaos und Uneinheitlichkeit. Im Zuge der Überarbeitung des Corporate Designs werden auch sämtliche Word-Vorlagen neu gestaltet und aufgeräumt.

Zentrale Aufbewahrung

Vorlagen sind dazu da, Prozesse und Dokument zu vereinheitlichen und auch um die Aktualität gewisser Inhalte zu gewährleisten. Daher ist es sinnvoll Vorlagen und Dokumente nur an einem Platz aufzubewahren, anstatt dass sich jeder seine eigene Kopie macht und dann eventuelle Updates nicht mitbekommt! Achtet also bitte darauf, dass ihr euch Vorlagen aus den designierten Ordnern holt, um immer auf dem neusten Stand zu sein, oder euch eine Verknüpfung zu diesem Ort zu hinterlegen.

Verknüpfungen

Wenn ihr eine Vorlage in euren gewohnten Ordnern sehen wollt, könnt ihr einfach eine Verknüpfung erstellen. Diese sieht dann so aus wie das Original mit Ausnahme eines kleinen Pfeils im Symbol, und öffnet beim Doppelklick aber das originale Dokument.

Verknüpfungen können auf zwei Wegen erstellt werden:

Weg 1: im Ordner, wo die Verknüpfung erscheinen soll, mit der rechten Maustaste auf eine freie Fläche klicken (nicht aus Versehen auf eine Datei, Ordner o. ä.) und dort im Menü unter "Neu" den Eintrag "Verknüpfung" suchen. Daraufhin erscheint ein selbsterklärender Dialog, mit dem ihr bequem zum Ziel kommt.

Weg 2: eine weitere Möglichkeit besteht darin, das originale Dokument zu suchen, es mit der rechten Maustaste anzuklicken und diese gedrückt zu halten, und das Dokument so an den Ort verschieben, wo ihr es braucht. Sobald ihr die rechte Maustaste wieder loslasst, werdet ihr gefragt, ob ihr eine Verknüpfung erstellen wollt. Ja, wollt ihr!

Das Ur-Dokument und Briefpapiervorlagen

Damit in Zukunft eine gewisse Einheitlichkeit Einzug halten kann, gibt es eine Dokumentenvorlage, die alle neuen Richtlinien berücksichtigt und grundlegend bei jedem in sein MS Word eingebunden werden sollte.

Allgemeine Richtlinien

Zur Übersicht hier nochmal alle Basisinformationen für unsere Word-Vorlagen:

Seitenränder: Oben: 2cm (mit Logo: 4cm) Links: 2cm Rechts: 2cm Unten: 2cm (mit Fußzeile: 3cm)

Schriftart: Segoe UI Light

Schriftgröße: 10 pt

Schriftfarbe: Schwarz