ARTS Dienstreisen

I. Grundsatz

Als Dienstreise gilt jede geschäftliche Auswärtstätigkeit, außerhalb der Stadt in welcher der Mitarbeiter gewöhnlich arbeitet.

1. Prozess

Dienstreisen sollen nur erfolgen, wenn persönliche Anwesenheit vor Ort sachlich geboten ist. Sie sind vorab im Team und mit dem Teamlead abzustimmen und so effizient wie möglich zu organisieren. Effizient heißt im Sinne dieser Vereinbarung, zu möglichst günstigen Preisen in möglichst kurzer Zeit mit möglichst geringem Aufwand zu reisen. Dazu soll die Planung so früh wie möglich erfolgen.

Die Buchung erfolgt im Self-Service, auf Rechnung von ARTS, unter Verwendung ARTS-eigener Zahlungsmittel bzw. per Kostenübernahme-Erklärung. Diese werden im odoo im Einkaufsmodul über eine PO erfasst und abgerechnet. Abweichungen bedürfen der vorherigen Genehmigung des Teamleiters. Die private Mitnahme von Vorteilen aus Bonus-Programmen ist auf Dienstreisen aus steuerlichen Gründen nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich, dazu können Informationen in der Buchhaltung eingeholt werden, wenn es da einen individuellen Fall gibt. Der Einsatz privater Guthaben aus Bonus-Programmen für Upgrades, Zusatzleistungen, etc. darf nur erfolgen, wenn diese Vorteile nicht in Rechnung gestellt werden.

2. Reisezeit

Die Reisezeit sollte planmäßig nicht vor 6.00 Uhr morgens beginnen oder nach Mitternacht enden. Um Reisezeiten in der Nacht zu vermeiden, kann in Sonderfällen eine zusätzliche Übernachtung reserviert werden.

Die Reisezeiten während der regulären persönlichen Arbeitszeit sind Arbeitszeit. Außerhalb der regulären persönlichen Arbeitszeit gelten Reisezeiten als Ruhezeiten, werden aber zu 50 % als Arbeitszeit für den Freizeitausgleich anerkannt, falls der Zweck der Reise keine Weiterbildung ist. Die Fahrzeit des PKW-Fahrers gilt als Arbeitszeit. Eine Zeiterfassung erfolgt nicht, denn es gilt auch auf Dienstreisen Vertrauensarbeitszeit. Die auf Dienstreise zusätzlich aufgewendete Arbeitszeit gleicht der Mitarbeiter in Abstimmung mit seinem Teamleiter innerhalb von 2 Wochen in Freizeit aus. Sonn- und Feiertage am Dienstreise-Ort sind dabei als volle freie Tage auszugleichen.

II. Transport

Grundsätzlich wird die Reise mit dem preisgünstigsten Verkehrsmittel durchgeführt. Die Entscheidung welches Transportmittel für die Anreise und Abreise genutzt wird, wird anhand objektiver Kriterien getroffen, ggf. per Vergleich mit Google Maps getroffen:

Wie viele Personen verreisen gemeinsam? Wieviel Gepäck muss transportiert werden? Gibt es Zeitdruck oder Folgetermine? Welche Strecke / Reisezeit wird veranschlagt?

1. PKW

Ist die Dienstreise am effizientesten mit dem PKW durchzuführen, erfolgt sie bevorzugt im ARTS-Dienstwagen oder einem Sixt-Mietwagen der „Golf-Kategorie“. Sixt-Mietwagen sind ausschließlich auf das Kundenkonto der ARTS Experts GmbH zu buchen und werden intern weiterberechnet. Die vorhandenen ARTS-UTA-Tankkarten sollen bevorzugt verwendet werden. Parkplätze sollen nach Möglichkeit reserviert werden, Parkkosten werden gegen Beleg erstattet. Die Nutzung des privaten PKW für Dienstreisen muss vom Teamleiter vorab genehmigt werden und wird pauschal mit 30 ct./km der optimalen Route aus Google Maps abgegolten.

Die Fahrzeit des PKW-Fahrers gilt als Arbeitszeit. Die tägliche Arbeitszeit, inklusive Fahrzeit darf 10 Stunden nicht übersteigen. Für Anfahrt, Termin vor Ort und Rückfahrt darf die Gesamtdauer für den PKW-Fahrer 10 Stunden damit nicht übersteigen. PKW-Fahrer können sich jedoch abwechseln.

Die Anmietung eines Mietwagens vor Ort, ist ebenfalls möglich wenn dies effizienter ist als Taxi und ÖPNV.

Schäden an Dienst- oder Mietwagen sind sofort durch Fotos und Zeugen zu dokumentieren. Bei Unfällen ist die Polizei zu rufen. Für Fragen steht das Travelmanagement telefonisch zur Verfügung, sowie außerhalb der Dienstzeit ist Ingo erreichbar.

2. Bahn

Es gibt für jeden einen Business-Zugang für die Reservierung bei der deutschen Bahn, sodass die Abrechnung bereits auf die richtige Gesellschaft erfolgt. Den Zugang erhaltet ihr über Manuela Schwäbe. Die Planung von Bahn-Reisen soll möglichst frühzeitig erfolgen, um günstige Fahrpreise zu erhalten. Die Reise erfolgt grundsätzlich in der 2. Klasse mit Platzreservierung. Ein Upgrade, sowie Zusatzleistungen dürfen nur in Anspruch genommen werden, wenn diese nicht in Rechnung gestellt werden.  Bei der Wahl der Verbindung sind Fahrpreis, Reisedauer und Umstiege zu berücksichtigen, um eine möglichst effiziente und verlässliche Verbindung zu finden. Bei ähnlichen Fahrpreisen soll der Flexpreis gebucht werden, um eine Verschiebung der Reise zu ermöglichen. Nach Möglichkeit soll die City-Ticket-Option gebucht werden, um Anschlussfahrten im ÖPNV zu ermöglichen.

3. Flugzeug

Die Planung von Flugreisen soll möglichst frühzeitig erfolgen, um günstige Tarife zu erhalten. Die Reise erfolgt grundsätzlich im günstigsten Tarif der Economy-Class. Bei der Wahl der Verbindung sind Flugpreis, Reisedauer zum tatsächlichen Ziel und Umstiege zu berücksichtigen, um eine möglichst effiziente Verbindung zu finden.

Besonders frühe Anreisen, späte Abreisen und lange Umsteige-Zeiten sind ggf. in Kauf zu nehmen. Ein Upgrade, sowie Zusatzleistungen dürfen nur in Anspruch genommen werden, wenn diese nicht in Rechnung gestellt werden. Bei ähnlichen Flugpreisen soll der Flexpreis gebucht werden, um eine Verschiebung der Reise zu ermöglichen. In begründeten Ausnahmefällen, z. B. bei besonders zeitkritischen Terminen, kann von diesen Vorgaben abgewichen werden.

4. ÖPNV

Falls kein Dienstwagen oder Mietwagen zur Verfügung steht, soll für Fahrten am Dienstreise-Ort, zu Terminen, zum Flughafen oder Bahnhof, bevorzugt der ÖPNV genutzt werden. Dabei sollen Freifahrten im Rahmen von Messe- und Veranstaltungs-Tickets, DB-City-Tickets und Shuttle-Dienste genutzt werden.

III. Unterkunft

Als Unterkunft werden Einzelzimmer mit Frühstück und ggf. WLAN-Zugang, bevorzugt in einem Motel One zu ARTS-Sonderkonditionen reserviert. Ist eine Unterbringung in einem Motel One nicht möglich, wird eine Unterkunft mit vergleichbarem Standard reserviert. Für längere Aufenthalte kann ebenfalls eine Pension oder Ferienwohnung reserviert werden. Grundsätzlich ist die preisgünstigste verfügbare Zimmer-Kategorie zu reservieren. Der maximale Preis von 100,- € pro Person und Übernachtung soll nicht überschritten werden.

Ist eine frühere Abreise möglich, soll die Unterkunft nicht länger als nötig in Anspruch genommen werden.

Der Versicherungsschutz beginnt bzw. endet grundsätzlich mit dem dienstlichen Erfordernis zu reisen.

Ein Upgrade, sowie Zusatzleistungen wie Wellness- und Freizeit-Angebote, verlängerte Aufenthalte, etc. dürfen nur in Anspruch genommen werden, wenn diese nicht in Rechnung gestellt werden.

Für die private Verlängerung von Aufenthalten gilt folgendes: Zusätzliche Übernachtungen dürfen nur außerhalb der Arbeitszeit, also an Wochenenden, Feiertagen am gewöhnlichen Arbeitsort, als Freizeitausgleich oder Urlaub erfolgen. Zusätzliche Übernachtungen dürfen ARTS nicht in Rechnung gestellt werden. Reisekosten sind in diesem Fall grundsätzlich privat zu tragen. ARTS dürfen keine zusätzlichen Kosten entstehen. Frühere Anreisen bzw. spätere Rückreisen können ausnahmsweise von ARTS übernommen werden, wenn bereits gebuchte Flextickets für Bahn oder Flugzeug genutzt werden können, oder wenn die Reisekosten nicht höher sind, als zur geschäftlich notwendigen und effizienten Anreise oder Rückreise.

IV. Verpflegung

Verpflegungskosten werden pauschal erstattet entsprechend den aktuell gültigen Vorgaben des Bundesfinanzministeriums. Eine Abrechnung nach Beleg erfolgt nicht.

Im Inland beträgt die Verpflegungspauschale pro Kalendertag seit 1. Januar 2020 für Deutschland:

• bei einer eintägigen Dienstreise von mehr als 8 Stunden, inkl. Anreise und Rückreise:            14 € (vorher 12 €)
• am An- und Rückreisetag bei mehrtägigen Dienstreisen                                                           14 € (vorher 12 €)
• an vollen Dienstreise-Tagen zwischen Anreise und Rückreise                                                    28 € (vorher 24 €)

Im Ausland weicht die Verpflegungspauschale von diesen Werten ab. In Frankreich (außerhalb von Paris, Marseille, Lyon, Straßburg) beträgt sie pro Kalendertag derzeit:

• bei einer eintägigen Dienstreise von mehr als 8 Stunden, inkl. Anreise und Rückreise:            29 €
• am An- und Rückreisetag bei mehrtägigen Dienstreisen                                                          29 €
• an vollen Dienstreise-Tagen zwischen Anreise und Rückreise                                                   44 €

Sollten Mahlzeiten während der Dienstreise vom Mitarbeiter nicht selbst bezahlt werden, aufgrund von Inklusiv-Leistungen im Hotel, auf Schulungen oder wegen Einladungen zu Geschäftsessen, muss dies in der Reisekostenabrechnung angezeigt werden. Die Pauschale wird anteilig um 20% für Frühstück bzw. 40% für Mittag- oder Abendessen gekürzt.

Die Abrechnung von Geschäftsessen mit Geschäftspartnern erfolgt gesondert gegen Beleg unter anteiliger Anrechnung der Pauschale. Im Übrigen ist die ARTS-Compliance Richtlinie zu berücksichtigen.

V. Abrechnung

Die Abrechnung der Dienstreise-Kosten soll zügig, und unbürokratisch erfolgen. Mitarbeiter sollen aktiv durch Einhaltung dieser Vereinbarung zusätzlichen Prüfaufwand vermeiden. Hierzu der Artikel zum Modul Aufwand in dem die Reisekostenabrechnung. 

Entscheidend ist, dass sämtliche Buchungen und Reservierungen auf Rechnung jenes Unternehmens der ARTS-Gruppe erfolgt, in dessen Auftrag die Reise erfolgt. Eine Ausnahme gilt für Sixt-Mietwagen (→ PKW).

Wenn z.B. verschiedene Mitarbeiter aus ARTS Holding,Experts und Processes zu einer Jobmesse zu Gunsten der ARTS Experts GmbH fahren, müssten sämtliche Rechnungen auf die ARTS Experts GmbH ausgestellt werden. Unklarheiten dazu sind vorab mit der Buchhaltungs-Abteilung zu klären!

Grundsätzlich erfolgt die Abrechnung der Dienstreise-Kosten beleg- und bargeldlos mit der nächsten Gehaltsabrechnung über das Modul Aufwand. 

Hilfe

• dein Teamleiter 

Hilfestellung bei der Buchung

• Sekretariat           Manuela Schwäbe        Tel. 0351 / 795 808 0 (-59)    manuela.schwaebe@arts.eu
  

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ARTS Business Trips

I.  Principle

A business trip is any business trip outside the city where the employee usually works.

1. Process

Business trips should only take place if personal presence on site is objectively necessary. They should be coordinated in advance with the team and the team leader and organized as efficiently as possible. Efficient in the sense of this agreement means to travel at the lowest possible price in the shortest possible time with the least possible effort. For this purpose, planning should take place as early as possible.

The booking is made in self-service, on the account of ARTS, using ARTS' own means of payment or by cost transfer declaration. These are entered and settled in odoo in the purchasing module via a PO. Deviations require the prior approval of the team leader. The private taking of benefits from bonus programs is only possible on business trips for tax reasons under certain conditions. Information can be obtained from the accounting department if there is an individual case. Private credit from bonus programs may only be used for upgrades, additional services, etc. if these benefits are not invoiced. 

2. Travel Time 

The travel period should not begin before 6.00 a.m. or end after midnight as scheduled. In order to avoid travelling at night, an additional night can be reserved in special cases.

Travel times during regular personal working hours are working hours. Outside regular personal working hours, travel times are considered rest periods, but 50% of them are recognised as working time for compensatory leisure time if the purpose of the journey is not further training. The driving time of the car driver is considered working time. There is no time recording, as trusted working time also applies on business trips. The employee compensates for the additional working time spent on business trips in free time within 2 weeks in agreement with his team leader. Sundays and public holidays at the business trip location are to be compensated as full days off

II. Transportation

In principle, the journey is made by the cheapest means of transport. The decision as to which means of transport is used for arrival and departure is made on the basis of objective criteria, if necessary by comparison with Google Maps:

How many people travel together? How much luggage must be transported? Is there time pressure or follow-up appointments? What route / travel time is estimated?

1. car

If the business trip can be carried out most efficiently by car, it will preferably be in an ARTS company car or a Sixt rental car of the "Golf category" or any suitable rental car station you can find.

Sixt rental cars are to be booked exclusively to the customer account of ARTS Experts GmbH and will be invoiced internally. The existing ARTS-UTA fuel cards should be used preferentially. Parking spaces should be reserved if possible, parking costs will be refunded against receipt. The use of the private car for business trips must be approved in advance by the team leader and is compensated at a flat rate of 30 ct./km of the optimal route from Google Maps.

The driving time of the car driver is considered working time. The daily working time, including driving time, may not exceed 10 hours. For the journey, appointment on site and return journey, the total time for the car driver may not exceed 10 hours. However, car drivers may take turns.

Renting a rental car on site is also possible if this is more efficient than taxi and public transport.

Damage to company cars or rental cars must be documented immediately with photos and witnesses. The police must be called in the event of an accident.

2. Public Train

There is a business access for everyone to make reservations with the German railways, so that the billing is already made to the right company. You can get the access via Manuela Schwäbe. The planning of train journeys should be done as early as possible to get cheap fares. The journey is always in 2nd class with seat reservation. An upgrade, as well as additional services may only be used if they are not charged.  When choosing a connection, fare, travel duration and transfers should be taken into account in order to find the most efficient and reliable connection. In the case of similar fares, the fare should be booked as a flexible fare in order to allow the journey to be postponed. If possible, the city ticket option should be booked to enable connections in public transport.

3. Airplane

Air travel should be planned as early as possible in order to obtain favourable fares. As a rule, the journey is made in the cheapest economy class fare. When choosing a connection, the airfare, travel time to the actual destination and transfers should be taken into account in order to find the most efficient connection.

Especially early arrivals, late departures and long transfer times may have to be accepted. An upgrade, as well as additional services, may only be used if they are not charged. In case of similar fares, the fare should be booked as a flexible price to allow for a postponement of the trip. In justified exceptional cases, e.g. in the case of particularly time-critical dates, deviations from these specifications may be made.

4. Other public transport  

If no company car or rental car is available, public transport should be used for journeys to the place of business travel, appointments, airport or railway station. Free travel within the scope of trade fair and event tickets, DB-City-Tickets and shuttle services should be used.

III. Accomodation

Accommodation is reserved in single rooms with breakfast and, if applicable, WLAN access, preferably in a Motel One at ARTS special rates. If an accommodation in a Motel One is not possible, an accommodation with comparable standard will be reserved. For longer stays a pension or holiday apartment can also be reserved. In principle, the cheapest available room category must be reserved. The maximum price of 100,- € per person and night should not be exceeded.

If an earlier departure is possible, the accommodation should not be used longer than necessary.

The insurance cover always begins or ends with the official requirement to travel.

An upgrade, as well as additional services such as wellness and leisure offers, extended stays, etc. may only be claimed if these are not invoiced.

The following applies to the private extension of stays: Additional overnight stays may only take place outside of working hours, i.e. on weekends, public holidays at the usual place of work, as leisure time compensation or vacation. Additional overnight stays may not be invoiced to ARTS. In this case, travel expenses are always to be paid privately. ARTS may not incur any additional costs. Earlier arrivals or later return journeys can exceptionally be paid for by ARTS if already booked flexible tickets for train or plane can be used, or if the travel costs are not higher than for the business necessary and efficient arrival or return journey.

IV. Costs for meals

Meal expenses are reimbursed at a flat rate in accordance with the currently valid guidelines of the Federal Ministry of Finance. Settlement according to receipt does not take place.

In Germany, the flat rate per calendar day for meals has been in effect for Germany since January 1, 2020:

• for a one-day business trip of more than 8 hours, including travel to and from work:            14 € (before 12 €)
• on the day of arrival and return for business trips lasting several days                                    14 € (before 12 €)
• on full business days between arrival and return                                                                     28 € (before 24 €)

Abroad, the per diem for meals differs from these values. In France (outside Paris, Marseille, Lyon, Strasbourg), it is currently per calendar day:  

• for a one-day business trip of more than 8 hours, including travel to and from work:           29 €
• on the day of arrival and return for business trips lasting several days                                   29 €
• on full business days between arrival and return                                                                     44 €

If meals during the business trip are not paid for by the employee himself, due to inclusive services in the hotel, at training courses or because of invitations to business meals, this must be indicated in the travel expense report. The flat rate is reduced proportionately by 20% for breakfast and 40% for lunch or dinner.

Business lunches with business partners are invoiced separately against receipt, with the lump sum being credited pro rata. In all other respects, the ARTS compliance guidelines must be taken into account.

V. Accounting

The settlement of business trip costs should be carried out quickly and unbureaucratically. Employees should actively avoid additional auditing work by adhering to this agreement. The article on the Modul Expenses in which the travel expense report. 

ons are made on the account of that company of the ARTS group on whose behalf the trip is made. An exception applies to Sixt rental cars (→ PKW).

If, for example, different employees from ARTS Holding,Experts and Processes travel to a job fair in favour of ARTS Experts GmbH, all invoices would have to be issued to ARTS Experts GmbH. Any ambiguities should be clarified with the accounting department in advance!

Basically the business trip costs are settled voucherless and cashless with the next payroll accounting via the module Expenses. 

Support

• Your Teamlead

Additional Support:

• Sekretariat           Manuela Schwäbe        Tel. 0351 / 795 808 0 (-59)    manuela.schwaebe@arts.eu