Dieser Artikel behandelt die Dienstreiseordnung von AIRBUS

1. Dienstreisen

Unabhängig von der Definition der Dienstreise besteht ein Anspruch auf Zahlung von Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen nur während der ersten drei Monate einer Dienstreise. Nur eine mindestens vierwöchige Unterbrechnung (vier Kalenderwochen) führt zum Beginn einer neuen Dreimonatsfrist. Bei Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten gelten die Regelungen nach Ziffer 1.4 Dienstreiseordnung. Erstattungsbeträge bei eintägigen [ausgenommen sind eintägige Dienstreise zu den Airbus-Standorten] und mehrtägigen Dienstreisen:

1.1 Verpflegungspauschalen

Bei Mahlzeitengestellung auf Veranlassung des Arbeitgebers während der Dienstreise wird die steuerfreie VP gekürzt:

Wird keine steuerfreie VP gewährt, wird der Sachbezugswert (siehe 1.4) einbehalten. Der Mitarbeiter ist verpflichtet, solche Mahlzeiten bei der Reisekostenabrechnung anzugeben.

Die steuerlichen Regelungen zu Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag werden nicht angewandt, d. h. die Abwesenheit muss stets mehr als 8 Stunden betragen.

1.1.1 Verpflegungspauschalen im Inland

Standorte der Airbus Group in diesem Sinne sind Betriebe, an denen standardmßig eine Gemeinschaftsverpflegung angeboten wird. Ist dem Reisenden im Einzelfall eine Teilnahme am Kantinenessen nicht möglich und hatte er an Teilreisetagen Auslagen für eine Hauptmahlzeit, die er duch Beleg nachweisen kann, so werden Verpflegungsaufwendungen gegen Nachweis bis zu den gültigen Höchstbeträgen bei Dienstreisen außerhalb der Airbus Group abgerechnet.

1.1.2 Verpflegungspauschalen in Toulouse und Saint Nazaire

Bis zum Ablauf der Dreimonatsfrist wird für den Standort Toulouse der genannte gekürzte Spesensatz gezahlt. Nach Ablauf der Dreimonatsfrist wird für die Standorte Toulouse und Saint Nazaire durch die AO GmbH eine Verpflegungspauschale als freiwillige Leistung über die Entgeltabrechnung gezahlt, die durch den Mitarbeiter zu versteuern ist. In diesem Fall hat der Vorgesetzte zu prüfen, ob die Voraussetzungen für eine Entsendung vorliegen. Diese ist nach den gültigen Betriebsvereinbarungen über Entsendungen abzuwickeln.

1.2 Übernachtungspauschale

Übernachtungspauschalen können nur erstattet werden, wenn dem Mitarbeiter tatsächliche Kosten entstanden sind und er diese auch nachweist. Dies gilt auch, wenn eine Hotelübernachtung erfolgte. Wird am Ort der Dienstreise ein Wohnsitz unterhalten und zur Übernachtung genutzt, besteht kein Anspruch auf Erstattung von Übernachtungspauschalen.

1.2.1 Was wurde ab 2014 geändert?

Grundsätzlich besteht auch weiterhin die Möglichkeit, Übernachtungskosten in tatsächlicher Höhe nach Beleg oder pauschal entsprechend den jeweils gültigen steuerlichen Pauschalsätzen für Übernachtungsaufwendungen zu erstatten.

Aus steuerlichen Gründen wurden nun folgende Regelung ergänzt: Wenn keine tatsächlichen Kosten entstehen, ist aus steuerlichen Gründen eine Erstattung der Übernachtungspauschale nicht zulässig. Die tatsächlichen Kosten sind durch den Mitarbeiter nachzuweisen, z. B. durch eine Rechnung/einen Vertrag nebst Zahlungsnachweis.

Bis 2013 wurde bei der Auszahlung der Übernachtungspauschale kein Nachweis über tatsächlich entstandene Übernachtungskosten verlangt. Dies hat sich ab 2014 geändert. Die nach der neuen Regelung nachzuweisenden Kosten müssen übrigens nicht in gleicher Höhe wie die Übernachtungspauschale angefallen sein (z. Bsp. wird bei nachgewiesenen Übernachtungskosten in Toulouse in Höhe von 30 € die volle Übernachtungspauschale in Höhe von 81 € ausbezahlt).

1.2.2 Warum wurde die Regelung geändert?

Hintergrund ist, dass in Lohnsteueraußenprüfungen innerhalb der Airbus Group Lohnsteueraußenprüfer des Finanzamtes Nachweise der Übernachtungskosten verlangt haben, wenn Übernachtungspauschalen steuerfrei ausgezahlt wurden. Denn nur wenn dem Mitarbeiter tatsächlich Übernachtungskosten entstanden sind, ist die steuerfreie Erstattung von Übernachtungspauschelen steuerrechtlich zulässig. Die entstandenen Kosten müssen vom Arbeitgeber gegenüber dem Finanzamt nachgewiesen werden können.

Da Lohnsteueraußenprüfer regelmäßig erst Jahre im Nachhinein stattfinden, ist weder für die Mitarbeiter noch für den Arbeitgeber zumutbar, erst zum Zeitpunkt einer Lohnsteuerprüfung Nachweise über entstandene Kosten vom Mitarbeiter einzufordern. Deshalb ist es für alle Beteiligten zur Einhaltung der steuerlichen Anforderungen der einzig praktikable Weg, bereits bei der steuerfreien Auszahlung einen Nachweis über die entstandenen Übernachtungskosten zu erbringen. Dies gibt steuerliche Sicherheit für Mitarbeiter und Arbeitgeber.

1.2.3 Was sind Übernachtungskosten?

Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Mitarbeiter für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung am Ort der Dienstreise entstehen. Kosten für eine Bewirtung im Zusammenhang mit einer Übernachtung sind keine Übernachtungskosten.

1.2.4 Wie sind Übernachtungskosten nachzuweisen?

Ein Nachweis der Übernachtungskosten ist erbracht, wenn die folgenden beiden Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sind:

• Es wird ein Schriftstück als Nachweis der Übernachtungskosten vorgelegt: Dies kann ein beiderseitig unterzeichneter (Unter-)Mietvertrag (auch von privat), eine Hotelrechnung oder eine Penstionsrechnung sein, welche/r beschreibt, über welchen Zeitraum ein namentlich genannter Mitarbeiter zu welchen Konditionen (hauptsächlich zu welchen Kosten) in welcher Einrichtung übernachtet hat.

• Es wird ein Zahlungsnachweis über die im (Unter-)Mietvertrag/in der Rechnung genannten Kosten vorgelegt: Dies kann ein Kontoauszug oder ähnliches Bankdokument sein, wenn eine Überweisung oder Abbuchung erfolgt ist. Es wird aber auch eine handschriftlichen Quittung oder ein entsprechnder Zahlungsbeleg bei Barzahlung oder Kartenzahlung, mit der der empfangende Vertragspartner die Summe entsprechend quittiert, akzeptiert.

1.2.5 Was ist zu beachten, wenn sich mehrere Personen eine Unterkunft teilen?

Jeder Mitarbeiter, der eine Übernachtungspauschale beantragt, hat den Nachweis in der oben beschriebenen Form zu erbringen. Dies gilt nicht für den Hauptmieter, sondern für alle Personen, die sich eine Unterkunft teilen. Wenn gegenseitig eine Untervermietung stattfindet, ist dies mit einem Untermietvertrag und einem Zahlungsnachweis zu dokumentieren.

1.3 Kilometerpauschalen

Für die Fahrten zwischen den Airbus-Standorten gelten Sonderregelungen von Pauschalkilometern:

Nach diesen Pauschalen ist immer dann abzurechnen, wenn der Mitarbeiter nicht einen Umweg von mehr als zwei Kilometern nachweist. Tritt der Mitarbeiter die Fahrt von der Wohnung aus an, oder kehrt er nach der Dienstreise nicht zum Dienstsitz, sondern direkt zur Wohnung zurück, so ist nach den tatsächlich gefahrenen Kilometern, maximal jedoch nach dieser Tabelle abzurechnen.

1.4 Sachbezugswerte

1.5 Diverses

Der Begriff der "regelmäßigen Arbeitsstätte" wird durch den steuerlichen Begriff der "ersten Tätigkeitsstätte" ersetzt.

Aus Kostengründen soll für Flugreisen ab Flughafen Hamburg der Werksparkplatz in Fuhlsbüttel, bzw. für Flugreisen ab Bremen der Werksparkplatz in Bremen genutzt werden. Für Mitarbeiter, die nicht am Standort Fuhlsbüttel, bzw. am Standort Bremen beschäftigt sind, kann für die Nutzung des Parkplatzes eine Freischaltung des Werksausweises über den Bereich Facility Management beantragt werden.

Loungebesuche sind grundsätzlich nicht erstattungsfähig.

Bei Teilnahme an Bonusprogrammen im Rahmen von Diesntreisen sind erworbene Bonuspunkte dienstliche zu nutzen (Miles&More, bahn.bonus, Hotels etc.)

1.5.1 Buchung der Dienstreise

Grundsätzlich darf die Buchung ausschließlich über den von der Airbus Deutschland GmbH vorgegebenen Priced Travel Plan (PTP) erfolgen, welcher vor Reiseantritt durch den Vorgesetzten (Airbus Fachabteilung) zu unterschreiben/genehmigen ist.

Für die Buchung ist ausschließlich das für die Airbus Deutschland GmbH zuständige Reisebüro (zur Zeit AMEX) unter Angabe der vollständigen Anschrift der Verleihfirma und des Namen der Leiharbeitskraft zu nutzen.

Die Leiharbeitskräfte können so von den speziellen EADS-Raten bei Flug- und Hotelbuchungen profitieren.

Die Verleihfirmen buchen Linien-/Charterflüge, Bahnfahrten, Mietwagen, Hotels usw. im eigenen Namen auf eigene Rechnung und zahlen erforderliche Vorschüsse direkt an ihre Mitarbeiter aus.

1.5.2 Abrechnung der Dienstreise

Die Leiharbeitskräfte rechnen alle Kosten der Dienstreise direkt mit ihrer Verleihfirma ab. Hierzu ist das mit Airbus Deutschland GmbH abgestimmte Reisekostenformular für Leiharbeitskräfte zu nutzen.

Dieses Formular muss von den Leiharbeitskräften ausgefüllt und von dem jeweiligen Vorgesetzten aus dem Fachbereich genehmigt werden.

Die Airbus Deutschland GmbH erhält nach Beendigung der Dienstreise detaillierte Rechnungen über die vereinbarten Kosten mit Umsatzsteuernachweis sowie die genehmigte Reisekostenabrechnung und Kopien oder Originalbelege unter Berücksichtigung des Vorsteuerabzuges.