Prozess für Arbeitsverträge, Einsatzanweisungen und Entsendungsvereinbarung

Erstellung

Der für den jeweiligen externen Mitarbeiter zuständige HR-Manager erstellt, mit Unterstützung des Contract Managements, den Arbeitsvertrag bzw. die Einsatzanweisung. Dies gilt auch für jeweils notwendige Änderungsvereinbarungen zu Arbeitsverträgen und Einsatzanweisungen.

Auch wenn die Vertragserstellung ggfs. durch das Contract Management erfolgt, gilt der verantwortliche HR-Manager als Ersteller des jeweiligen Vertrages. Der Name des verantwortlichen Erstellers wird in der „Checkliste Einstellungen“ vermerkt, um spätere Nachvollziehbarkeit des Einstellungs- bwz. Vertragserstellungsprozesses zu gewährleisten.

Prüfung

Nachdem der Vertrag erstellt wurde, wird der Entwurf im PDF-Format zur Prüfung durch die Einsatzniederlassung an diese versandt. Die Zuständige Einsatzniederlassung bestimmt sich nach dem Einsatzort des jeweiligen externen Mitarbeiters, für den der Vertrag aufgesetzt wird.

Die für die Prüfung Zuständigen der Einsatzniederlassungen sind:

• Hamburg: Niederlassungsleiter Nord

• München: Niederlassungsleiter Süd

• Dresden: verantwortlicher Key Account Manager (z.B. EFW, AMD), hilfsweise Geschäftsführer

Sollte eine Prüfung durch die verantwortliche Einsatzniederlassung nicht möglich sein (z.B. aufgrund Urlaubs), erfolgt Prüfung durch einen zweiten, vom Ersteller auszuwählenden, HR-Manager.

Wird in der Prüfung die Fehlerfreiheit festgestellt erfolgt die Freigabe des Vertrages für die Unterschrift mittels Dokumentation in Form der Rücksendung einer bestätigenden E-Mail an den verantwortlichen HR-Manager. Dieser dokumentiert diesen Vorgang in der „Checkliste Verträge“. Wird Änderungsbedarf festgestellt erfolgt die Rückmeldung an den Ersteller, woran sich wieder Prozessschritt Erstellung anschließt.

Unterzeichnung

Die Unterzeichnung des Vertrages nach der Prüfungsfreigabe erfolgt durch die verantwortliche Einsatzniederlassung (siehe Prozesschritt Prüfung).

Sollte die Unterzeichnung durch Einsatzniederlassung nicht möglich sein (z.B. aufgrund Urlaubs), erfolgt die Unterschrift des Vertrages durch den Ersteller mittels der Verwendung des Kürzels „i.V.“.

Ablage

Die Ablage des vollständig unterzeichneten Vertrags obliegt der Verantwortung des Erstellers.

Die Ablage des Originaldokuments erfolgt in der Personalakte des jeweiligen Mitarbeiters.

Die Ablage eines Scans des vollständig unterzeichneten Vertrages erfolgt im Dateiordner des jeweiligen Mitarbeiters im Ordner „Verträge unter Einhaltung der vorgeschriebenen Nomenklatur (NachnameInitial_Vertrag_Jahr-Monat-Tag).

Prozess für Einzelverträge und Bestellungen

Prüfunge des Einzelvertrages bzw. der Bestellung

Die Prüfung eines eingehenden Einzelvertrages bzw. einer Bestellung über/für die Überlassung eines externen Mitarbeiters erfolgt durch den für den jeweiligen externen Mitarbeiter verantwortlichen HR-Manager. Sofern Korrektheit festgestellt wird, erfolgt die Freigabe des Einzelvertrages bzw. der Bestellung mittels Paraphierung (Anbringung der Initialen oben rechts). Der paraphierte Einzelvertrag bzw. Bestellung wird dann an die Buchhaltung (Markus Fäller oder Annegret Hein) weitergeleitet.

Unterzeichnung

Der Einzelvertrag bzw. die Bestellung wird durch die Buchhaltung unterzeichnet und an den Vertragspartner zurückgesendet.

Ablage

Die Ablage von vollständig unterzeichneten Einzelverträgen und Bestellungen als Originaldokument (Papierform) obliegt dem Sekretariat. Die Ablage erfolgt in den dafür vorgesehenen Kunden-Ordnern.

Die Ablage der elektronischen Dokumente obliegend dem zuständigen HR-Manager und der Buchhaltung. Der zuständige HR-Manager speichert das Dokument im Dateiordner des jeweiligen Mitarbeiters (Verträge) unter Einhaltung der vorgeschriebenen Nomenklatur (NachnameInitial_Vertrag_Jahr-Monat-Tag). Die Buchhaltung speichert das elektronische Dokument unter Einhaltung der vorgeschriebenen Nomenklatur zusätzlich im Dateiordner des jeweiligen Kunden unter: Kunden/Verträge.